Kalevala Koru Oy on alansa suurin yritys Suomessa ja yksi suurimmista Pohjois-Euroopassa. Yritys suunnittelee, valmistaa ja markkinoi korkealaatuisia kulta-, hopea- ja pronssikoruja.

www

Sopimusprosessi sähköiseksi Visma Signilla

Kalevala Koru siirtyi sähköiseen allekirjoittamiseen toukokuussa 2018. Tarve sähköiselle allekirjoittamiselle syntyi, kun yrityksen jälleenmyyjien kanssa tehtävät sopimukset oli aika uudistaa.

“ Meillä on iso jälleenmyyntikanava ja uudistimme jälleenmyyjien kanssa tehtävät vuosisopimukset keväällä. Lukumäärältään sopimuksia on noin 400 kappaletta. Haimme tarkoitukseen sopivaa ohjelmaa tai palvelua, joka helpottaisi sopimuksiin liittyvää työmäärää” kertoo Liisa Kettinen, Kalevala Korun myyntipäällikkö.

“Käyttöönotto sujui mutkattomasti ja nopeasti. Visma Signin asiantuntija esitteli meille palvelun verkossa. Tämän jälkeen käyttö onnistui ongelmitta. Palvelu on mielestäni helppokäyttöinen ja selkeä. Saimme myös hyvää palvelua Vismalta massalähetykseen liittyvän prosessin selvittämiseksi.”, hän jatkaa.

Sopimukset liikkeelle kerralla

Jälleenmyyntisopimusten uusiminen hoidettiin massalähetyksenä Visma Sign allekirjoituspalvelun kautta. Paperisten sopimusten sijaan sähköinen allekirjoittaminen säästi aikaa ja tuli myös edullisemmaksi. Lisäksi Kalevala Korulla tiedettiin varmasti, ketkä kaikki ovat vastaanottaneet sopimuksen. “Työaikaa säästyi huomattavasti. Ennen taustalla oli paljon enemmän liikkuvia osia ja kuluja kuin pelkän tulostus-napin painallus. Sopimukset tuli ensin postittaa, jonka järjestelyyn kului yllättävän paljon työaikaa. Lisäksi edestakaisesta postittamisesta aiheutui kuluja. Tämän jälkeen sopimusten onnistunutta solmimista täytyi luonnollisesti seurata aktiivisesti sekä allekirjoittaa paperit myös itse.” Kettinen summaa.

Tiettyjen jälleenmyyjien kanssa sopimuspaperi käytiin läpi kasvotusten, jolloin kuluihin tuli mukaan vielä vierailuihin liittyvät kilometrikorvaukset sekä ajomatkoihin kuluva työaika. “Tähän verrattuna sähköinen allekirjoittaminen on ehdottomasti parempi vaihtoehto”, Kettinen lisää. “Samat edut tietysti pätevät, vaikka ei puhuttaisikaan massalähetyksistä vaan esimerkiksi työsopimuksista tai hallitusasiakirjoista, jotka pystytään allekirjoittamaan Visma Sign-palvelussa eri tahojen kanssa halutussa järjestyksessä. Mahdollisuuksia on paljon.”

Myös ekologisesta näkökulmasta sähköinen allekirjoitus on parempi vaihtoehto

Sähköistä allekirjoittamista koko yrityksen laajuisesti

Kalevala Koru aikoo laajentaa Visma Signin käyttöä tulevaisuudessa. Kettisen mukaan ihanteellisena tavoitteena on arkistoida kaikki sopimukset sähköisesti. “ Meillä on omat kansiot myynnille, henkilöstöhallinnolle, johdolle sekä taloudelle. Palvelussa on se etu, että asiakirjat jäävät talteen ja näkyvät vain niitä koskeville henkilöille kansioiden kautta. ”

Kettisen mielestä sähköinen allekirjoitus on tätä päivää: tekniikka on toimiva sekä siihen liittyvä luotettavuus kunnossa. “Myös ekologisesta näkökulmasta sähköinen allekirjoitus on parempi vaihtoehto, kun paperia ei kulu eikä kuljetukseen liittyviä kuluja synny. Suosittelen sähköistä allekirjoittamista kenelle vain.” hän tiivistää lopuksi.


Katso kaikki asiakastarinat