Signaajan vinkit 11/24

Mietityttääkö allekirjoittajien roolit? Ovatko verkkolomakkeet käytössä? Tervetuloa katsomaan Signaajan vinkit-webinaaria, jossa käymme läpi ajankohtaisia vinkkejä Visma Signin käyttöön liittyen. Signaajan vinkit -webinaariin on koottu muutama Visma Signin toimintoihin liittyvä vinkki, joista on toivottavasti hyötyä mahdollisimman monelle käyttäjälle. 

Webinaarin aiheet:

⚡️Muutokset allekirjoittajan rooleissa

⚡️Useiden allekirjoittajien lisääminen ja hyödyntäminen verkkolomakkeissa

⚡️Visma Signin uusi asiakaspalvelija Vispertti

Muutokset allekirjoittajan rooleissa

Tiesitkö, että kutsun lähetykseen ja allekirjoitukseen on tullut pakolliseksi lisätä allekirjoittajan rooli?Allekirjoittajan rooli on löytynyt järjestelmästä aikaisemminkin, mutta se ei ole ollut pakollinen valinta. Nyt jokaiselle allekirjoittajalle täytyy erikseen määrittää lähetysvaiheessa oma rooli. Käytettävissä olevat roolit ovat yritys (kun henkilö edustaa organisaatiota) ja yksityishenkilö (kun henkilö edustaa allekirjoituksessa itseään). 

Allekirjoittajan rooli vaikuttaa seuraaviin asioihin: 

• Miten asiakirja tallentuu allekirjoittajalle? Jos käytetään yritysroolia, ei allekirjoitettava asiakirja tallennu allekirjoittajan henkilökohtaiseen arkistoon. 
• Tuleeko allekirjoitussivulle myös yrityksen tieto vai ei? Yritysroolissa yrityksen nimi näkyy asiakirjasta muodostuvalla pdf:llä. 

Roolin valinta vaikuttaa myös kutsun lähettämiseen. Kutsun lähettäjän tulee jatkossa valita jokaiselle allekirjoittajalle edustusrooli, joka on joko yritys tai yksityishenkilö. Tämä on pakollinen valinta eli kutsun lähetys ei etene, jos roolia ei ole valittu.

Milloin rooliksi valitaan yritys? 

• Henkilö allekirjoittaa asiakirjan yrityksen edustajana. 
• Kyseessä voi olla esimerkiksi yritysten välinen myyntisopimus tai työsopimuksen allekirjoittaminen esihenkilönä.  

Milloin rooliksi valitaan yksityishenkilö? 

• Henkilö edustaa asiakirjalla itseään henkilökohtaisesti luonnollisena henkilönä. 
• Tällainen tilanne voi olla esimerkiksi se, kun vuokralainen allekirjoittaa vuokrasopimuksen tai uusi työntekijä työsopimuksen. 
• Voit valita tämän roolin, jos olet epävarma oikeasta roolista. Tällöin allekirjoittaja voi itse vielä vaihtaa roolia. Jos valitset yritysroolin, ei allekirjoittaja voi vaihtaa roolia itse.

Useiden allekirjoittajien lisääminen ja hyödyntäminen verkkolomakkeilla

Verkkolomaketoiminto kuuluu kaikkiin uusiin Business- ja Enterprise-tilauksiin. Toiminnon ansiosta on mahdollista itse rakentaa sähköisiä lomakkeita, jotka allekirjoitetaan vahvalla tunnistautumisella. Lomakkeesta tallentuu pdf-tiedosto yrityksen omiin asiakirjoihin. 

Useimmiten lomakkeen täyttää ja allekirjoittaa yksi ja sama henkilö, mutta toisenlainenkin käyttö on mahdollista:

• Lomakkeen täyttäjä allekirjoittaa lomakkeen ja lisää sille myös muita allekirjoittajia. Kyseessä voi olla esimerkiksi asuntohakemus, jossa haetaan asuntoa puolison kanssa yhdessä. 
• Lomakkeen täyttäjä ei allekirjoita lomaketta, vaan ainoastaan täyttää sen ja kutsuu muut henkilöt allekirjoittamaan sen. Kyseessä voi olla esimerkiksi salassapitosopimus, jonka yksi henkilö täyttää ja lähettää sitten allekirjoitettavaksi toiselle henkilölle.

Visma Signin uusi asiakaspalvelija Vispertti

Joko olet tutustunut tekoälypohjaiseen chatbotiimme Visperttiin? 

Vispertti auttaa Visma Signin käytössä hyödyntämällä tukisivustomme ohjeita ja sille varta vasten laadittuja materiaaleja. Vispertti on aina käytettävissä, oli kyseessä sitten viikonloppu, yö tai arkipäivä. 

Miten Vispertti toimii?

Vispertti vastaa Visma Signin toimintoihin liittyviin yleisiin kysymyksiin, auttaa teknisten ongelmien ratkaisussa sekä tarjoaa askel askeleelta -ohjeita. 

Esitä kysymykset kokonaisina lauseina ja yksi kerrallaan, jotta Vispertti ei mene sekaisin. Jos vastausta ei löydy heti, kokeile muotoilla kysymyksesi eri tavalla. Käytä kysymyksissä vain Visma Sign -käyttöliittymässä esiintyviä termejä, kuten asiakirja (mieluummin kuin dokumentti). 

Vispertin käyttö on tietoturvallista. Älä kuitenkaan kysy siltä henkilökohtaisia tai yksityisiä tietoja. Niihin se ei osaa vastata, sillä se ei käsittele asiakastietoja eikä pääse käsiksi käyttäjän asetuksiin. 

Jos kysymyksesi vaatii tarkempaa käsittelyä tai asiakaskohtaista tietoa, ole yhteydessä suoraan Visma Signin asiakaspalveluun osoitteessa [email protected]. Löydät Vispertin tukisivujemme chat-ikonista, sivun alalaidasta.