Sopimusten riitatilanteet ja sopimuksen irtisanominen

Sopimukset ovat keskeinen osa liiketoimintaa, mutta niiden täydellinen sujuminen ei ole aina taattua. Yritysten välisissä (B2B) sopimuksissa voi syntyä riitatilanteita, joissa sopimuksen tulkinta tai noudattaminen johtaa osapuolten välisiin erimielisyyksiin. Riitatilanne voi johtaa vakavimmillaan sopimuksen irtisanomiseen tai jopa sitä voimakkaampaan sopimuksen purkamiseen.

Tässä artikkelissa annetaan käytännön neuvoja siitä, mitä huomioida B2B-sopimusten riitatilanteissa ja irtisanomisessa.

Riitatilanteisiin valmistautuminen alkaa sopimuksesta

Hyvin laadittu sopimus sekä selkeät sopimusehdot ovat perusta ja paras tapa ehkäistä riitatilanteita. Mitä vähemmän tulkinnanvaraa sopimustekstit jättävät, sitä pienempi on erimielisyyksien riski sopimuksen sisällön vuoksi.

Tyypillisesti erimielisyyksiä aiheutuu erilaisista viivästyksistä osapuolten suorituksissa sekä virheistä ja puutteista toimitetuissa tuotteissa tai palveluissa. Erityisesti nämä asiat kannattaa kirjata selkeästi ja huolella sopimukseen, eli milloin käsillä on viivästys- tai virhetilanne ja mitä toimintavaihtoehtoja sopimus sen jälkeen tarjoaa. Olennaista on myös informoida yrityksen sisällä jokaiselle relevantille ihmiselle, millaisiin ehtoihin yritys on sitoutunut mm. toimitusaikojen osalta. 

Riitatilanteisiin ja irtisanomiseen liittyen sopimuksista tulisi ilmetä mm. seuraavia ehtoja: 

1. Miten toiselle osapuolelle tulee ilmoittaa, jos tulkitsee sopimusrikkomuksen olevan käsillä?
2. Milloin erimielisyydestä ja sopimusrikkomusepäilystä tulee viimeistään ilmoittaa toiselle osapuolelle, ettei menetä oikeuttaan siitä ilmoittamiseen?
3. Mihin toimenpiteisiin voidaan ryhtyä, kun osapuoli tulkitsee toisen rikkovan sopimusta ja riitatilanne uhkaa?
4. Mitä sopimuksen mukaisille toimenpiteille tapahtuu sinä aikana, kun riitatilannetta käsitellään (jatkuuko sopimus muilta osin, juoksevatko laskutus ja maksut muilta osin normaalisti ym.)?
5. Missä erimielisyydet käsitellään (käräjäoikeudet, muut tuomioistuimet, Keskuskauppakamarin alaisuudessa toimiva välitysoikeus vai jokin sovittelumenettely)?
6. Minkä maan lain mukaan ja millä kielellä erimielisyydet käsitellään, jos edetään riidanratkaisuelimeen?
7. Miten ja milloin sopimus voidaan irtisanoa?
8. Mitkä sopimuksen ehdot jäävät voimaan irtisanomisesta huolimatta?

Toimi ripeästi riitatilanteessa

Kytevässä riitatilanteessa ensimmäinen askel on tarkistaa, mitä voimassa olevassa sopimuksessa on sovittu tyytymättömyyden aiheuttaneisiin seikkoihin liittyen sekä minimoida mahdolliset jatkovahingot ja muut negatiiviset seuraamukset. On tärkeää dokumentoida kaikki tilanteeseen liittyvät toimet, kuten suullinen ja kirjallinen viestintä alkavaan erimielisyyteen liittyen. 

Usein käynnistymässä olevat riidat voidaan ratkaista neuvottelemalla ajoissa. On suositeltava ottaa toiseen osapuoleen yhteyttä pian ja pyrkiä löytämään ratkaisu ennen oikeustoimiin ryhtymistä. Tämä voi säästää sekä aikaa että kustannuksia ja auttaa niin haluttaessa säilyttämään asiakas- / yhteistyösuhteen.

Mitä merkittävämmästä sopimuskokonaisuudesta on kyse, on järkevää harkita juristin tai muun neuvottelu- / sopimusasiantuntijan puoleen kääntymistä. Kokenut ammattilainen auttaa hahmottamaan nopeasti, mistä erimielisyydessä on kyse ja miten siinä kannattaa lähteä eteenpäin. Useimmiten on parasta saada ammattilaisen näkemys jo ennen ensimmäistäkään yhteydenottoa toiseen osapuoleen, jolloin kaikki etenemisvaihtoehdot ovat vielä mahdollisia eikä mitään ole suljettu pois.

Sopimuksen irtisanominen – mitä tulee huomioida?

Sopimuksen irtisanomisoikeus määritellään tyypillisesti kirjallisen sopimuksen ehdoissa. Keskeistä on sisällyttää sopimukseen mm. seuraavat seikat: 

• Irtisanomisajan pituus: kuinka kauan sopimus jatkuu vielä voimassa irtisanomisilmoituksesta sovitun irtosanomisilmoituksen päättymiseen?

• Ensimmäinen sallittu irtisanomishetki: onko sopimuksessa määritetty jonkinlainen ensimmäinen kausi, jonka aikana sopimusta ei voi irtisanoa (usein esim. sopimus ensin voimassa määräaikaisena vuoden, jonka jälkeen muuttuu toistaiseksi voimassa olevaksi ja irtisanomisoikeus käynnistyy)?

• Irtisanomisperusteet: voidaanko sopimus irtisanoa vapaasti syytä ilmoittamatta vai edellyttääkö irtisanominen jonkinlaista toiselle ilmoitettavaa sopimuksessa määriteltyä perustelua?

• Irtisanomistapa: miten irtosanomisilmoitus on tehtävä ja toimitettava toiselle osapuolelle (useimmiten se vaaditaan tehtävän kirjallisesti sekä todisteellisesti, esim. kirjattuna kirjeenä, sähköposti-ilmoituksen rinnalla)?

• Irtisanomisen välittömät vaikutukset: mitä tapahtuu, kun irtosanomisprosessi käynnistyy?

• Irtisanomisen vaikutukset sopimuksen päättymisen jälkeen: mitkä sopimusehdot jäävät voimaan pidempiaikaisesti sopimuksen päättymisen jälkeenkin (tyypillisesti esim. salassapito, vahingonkorvausvastuut ja riitojenratkaisuehdot jäävät vielä vuosiksi voimaan)?

Riskienhallinta ja oppiminen riitatilanteista

Kaikissa sopimusvaiheissa on tärkeää dokumentoida viestintä ja toimet. Tämä koskee sekä sopimuksen solmimista että sen irtisanomista. Dokumentointi auttaa tarvittaessa todistamaan, että yritys on toiminut sopimuksen mukaisesti ja noudattanut hyviä käytäntöjä.

Vaikka riitatilanteet tai irtisanomiset voivat olla haastavia, niitä kannattaa lähestyä rakentavasti. Liiketoimintasuhteiden ylläpitäminen voi olla arvokasta myös pitkällä aikavälillä, vaikka nykyinen sopimus päättyisi. 

Ei-toivotuista tilanteista kannattaa myös ottaa oppia. On järkevää analysoida, mistä ongelma johtui, ja varmistaa, että samaa asiaa ei tapahtuisi enää tulevaisuudessa saman tai muiden sopimuskumppaneiden kanssa. Opit kannattaa jakaa yrityksen sisällä kaikille, kenen onnistumista tulevissa työtehtävissä lisäoppi voi auttaa.

Elina Koivumäki on juristi, joka perusti 17 asianajotoimistovuoden jälkeen Lexperience Oy:n 2016 ja toimii sen yrittäjänä. Elina on 25 vuoden ajan auttanut yritys- ja järjestöasiakkaitaan erityisesti markkinoinnin, myynnin, viestinnän, tekijänoikeuksien sekä tietosuojan juridiikassa. Elina on suojannut yritykselleen tunnuksen JURIDIIKKAA ARKIKIELELLÄ ja tätä mottoa hän noudattaa niin esiintymisissään kuin kirjallisissa sisällöissään, mukaan lukien palkitussa Markkinointijuridiikka -kirjasarjassaan.