Mikä muuttuu työskentelytavoissa pandemian jälkeen?

Monet työpaikat ovat joutuneet sopeutumaan etätyöhön globaalin pandemian takia. Vaikka tilanne on rauhoittunut, yhä useammat toivovat mahdollisuutta etätyöhön myös tulevaisuudessa. 

Etätyön myötä jouduimme opettelemaan uusia työskentelytapoja. Aiemmin itsestäänselvinä pitämämme asiat, kuten yhteiset kokoukset tai sopimusten paperiversioiden tulostaminen viereisen työpisteen kollegan allekirjoitettaviksi, ovat nyt muisto vain. Pandemian vuoksi jouduimme sopeutumaan uuteen, digitaalisempaan työskentelytapaan.

Fyysinen työympäristö on nyt digitaalinen. Yksi konkreettinen esimerkki tästä on sähköinen allekirjoitus, joka mahdollistaa digitaalisen asiakirjahallinnan. Tulostimet ja skannerit kuuluvat aikaan ennen pandemiaa. Toimisto oli aiemmin se paikka, jossa jokapäiväistä työtä tehtiin. Jatkossa yritysten fyysiset toimistot ovat aivan muussa käytössä.

Tulevaisuuden toimisto

Pandemia opetti meille, että digitaalisten työvälineiden ansiosta työtä ei ole enää pakko tehdä paikan päällä toimistolla. Työvälineet, kokoukset ja tietojen säilyttäminen eivät enää ole sidoksissa toimistoon, vaan digitaalisista arkistoista ja Teams-kokouksista on tullut luonnollinen osa työpäiväämme – fyysisestä olinpaikastamme riippumatta. 

Näin toimisto kehittyy tapaamispaikaksi sekä yrityksen sisäisiin että ulkoisiin tarpeisiin. Projektitiimit voivat kokoontua ideoimaan toimistolle, ja johtajat voivat järjestää toimistolla tiimityöpajoja. Toimistosta tulee myös yrityksen käyntikortti, ja myyjät voivat pitää siellä asiakastapaamisia ja järjestää erilaisia tapahtumia. 

Yrityksen työntekijät alkavat siis käyttää uutta hybridityötapaa, jossa päivittäistä työtä tehdään sekä etänä että toimistolla ja toimistosta tulee paikka, jossa tavataan fyysisesti. Toimistojen ei enää tarvitse varata työpöytää jokaiselle työntekijälle, vaan painopiste on yhteisissä tiloissa, yhteistyössä ja innovaatioissa.

Tulevaisuuden työskentelytavat

Deloitten ja MIT:n tekemän tutkimuksen mukaan 85 % yrityksistä pitää uusimman teknologian käyttämistä tärkeänä yrityksen menestykseen vaikuttavana tekijänä. Siitä huolimatta vain 30 % yrityksistä katsoo olevansa digitaalisesti kypsiä. 

Käsitykset digitaalisesta kypsyydestä ovat subjektiivisia, mutta yleisesti ottaen digitaalisesti kypsät yritykset käyttävät runsaasti teknologiaa ja digitaalisia työskentelytapoja helpottamaan henkilöstönsä ja asiakkaidensa jokapäiväistä elämää. 

Digitaaliset työvälineet ovat tärkeä osa tulevaisuuden työskentelytapoja. Digitaaliset työvälineet eivät enää ole monimutkaisia kokonaisuuksia, joita yritysten on opeteltava käyttämään, vaan niiden tehtävä on tukea henkilöstöä heidän työssään. 

Deloitten mukaan digitaaliset työvälineet nopeuttavat ihmisten välistä yhteistyötä ja tarjoavat ihmisille tietoa ja palveluita, jotka eivät aiemmin olleet heidän saatavillaan.

McKinseyn (2021) mukaan kukaan ei voi tietää, millaisiksi tulevaisuuden työskentelytavat muotoutuvat. Yritysten työskentelytavat tulevat luultavasti kehittymään eri suuntiin henkilöstön tarpeiden mukaan. Tärkeintä on kokeilla eri tapoja, kunnes yritys löytää juuri sille sopivan työskentelykulttuurin. Yritykset voivat testata erilaisia työskentelytapoja ja selvittää henkilöstön, tiimien ja liiketoimintayksikköjen muuttuvat tarpeet.

Mitä digitalisaatio merkitsee omalle yrityksellesi?

Monet yritysjohtajat pohtivat nyt, kuinka uutta normaalia voidaan hyödyntää niin, että se tukee henkilöstön ja yrityksen menestyspotentiaalia. Digitalisaation hyödyntäminen vaatii työskentelytapojen, päätöksenteon ja yritysrakenteiden muutoksia. Tämä voi tuntua hankalalta kokonaisuudelta. 

Lähtökohta riippuu myös siitä, missä määrin yritys on jo alkanut noudattaa digitaalisia työskentelytapoja. Ensimmäinen askel on siis selvittää, mitä digitaalisten työskentelytapojen suhteen on jo tehty ja mikä kaipaa lisää työstämistä.

Näillä konkreettisilla ehdotuksilla on mahdollista vastata työympäristöön kohdistuviin uusiin odotuksiin:

• Tarjoa henkilöstölle digitaalisia työvälineitä, jotka helpottavat heidän jokapäiväistä työtään heidän olinpaikastaan riippumatta. 
• Määrittele fyysisen toimiston käyttötarkoitukset uudelleen.
• Ala työstää pitkän tähtäimen visiota, way of workingia uutta digitaalista arkea varten. 
• Pysy ajan tasalla henkilöstön tarpeista ja ota selvää, mitä mieltä he ovat työpaikastaan. Näin pystyt selvittämään työhön liittyvät akuutit ja pidempiaikaiset tarpeet.

Haluatko ottaa ensimmäisen askeleen kohti digitaalista työskentelyä? Ota käyttöön Visma Signin sähköinen allekirjoituspalvelu. Ota meihin yhteyttä, niin kerromme lisää. Voit myös kokeilla palvelua maksutta.

Visma Solutions on Suomen johtava pilvipalveluiden toimittaja. Ratkaisujamme käyttää Suomessa jo yli 175 000 yritystä. Missiomme on auttaa suomalaisia yrityksiä olemaan kilpailukykyisiä.