Asiakirjojen tehokas, luotettava ja turvallinen käsittely on tärkeää yrityksille. Visma Sign -palvelun avulla asiakirjoja ei tarvitse enää lähetellä edestakaisin postitse.

Syksy on tunnetusti kiireistä aikaa yrityksille. Vuoden loppurutistus alkaa ja yrityksillä on paineita, kun asetetut tavoitteet pitäisi saavuttaa, käyttämättömät varat pitäisi käyttää ja energiatasot alkavat laskea pimenevien päivien myötä.

Yrityksen hallituksessa, kirjanpidossa, palkanlaskennassa, henkilöstöhallinnossa ja myynnissä käsitellään usein asiakirjoja, joihin tarvitaan allekirjoitukset tiettyyn päivämäärään mennessä. Asiakirjojen edestakainen lähettely allekirjoitusten hankkimiseksi voi olla aikaa vievää ja stressaavaa kaikille, niin työntekijöille kuin esimiehillekin.

Samaan aikaan moni tilailee lahjoja verkosta ja lähettää kortteja, joiden pitäisi olla perillä ennen joulua. Ei siis ole ihme, jos osa lähetyksistä katoaa postissa parhaimmistakin liiketoimintasopimuksista huolimatta.

Sähköinen allekirjoittaminen tarjoaa monia hyötyjä

Sähköinen allekirjoituspalvelu helpottaa allekirjoitusten hankkimista asiakirjoja varten, olipa kyse pöytäkirjoista, vuosittaisista veroilmoituksista, työsopimuksista tai mahdollisista miljoonasopimuksista. Jos kyseessä on tärkeä asiakirja, yksikin puuttuva allekirjoitus voi vaikuttaa merkittävästi yrityksen liiketoimintaan.

Asiakirjojen allekirjoittaminen sähköisesti on huomattavasti tehokkaampaa ja helpompaa kuin paperisessa muodossa. Lisäksi se säästää aikaa ja kustannuksia ja tehostaa hallinnollisia rutiineja.

Työntekijät voivat sanoa hyvästit tulostimille, skannereille ja tilaa vieville arkistokaapeille, sillä sähköisen allekirjoituspalvelun avulla kaikki asiakirjat voidaan tallentaa digitaaliseen muotoon.

Jos yritys pyrkii ympäristöystävälliseen toimintaan, sähköisen allekirjoituspalvelun käyttö auttaa pienentämään yrityksen hiilijalanjälkeä. Kyseessä on täysin paperiton prosessi, josta ei synny hiilidioksidipäästöjä.

Sähköisen allekirjoituksen avulla voidaan myös varmistaa asiakirjan allekirjoittajan henkilöllisyys. Sähköinen allekirjoitus on erityisen hyödyllinen asiakkaan tunnistamista edellyttävissä tilanteissa ja riitatilanteissa. Sähköinen allekirjoitus on juridisesti pätevä, sillä sähköisesti allekirjoitetusta asiakirjasta voidaan jälkikäteen kiistämättömästi osoittaa, kuka asiakirjan on allekirjoittanut. Jokainen sähköinen allekirjoitus on jäljitettävissä.

Turvallista ja helppoa

Sähköisen allekirjoituspalvelun on oltava luotettava, turvallinen ja helppokäyttöinen. Jo noin 1,8 miljoonaa allekirjoittajaa on allekirjoittanut asiakirjoja Visma Signilla vuodesta 2010 lähtien, ja lähes 35 000 yritystä käyttää palvelua.

Visma Sign -palvelun avulla voit hankkia allekirjoitukset helposti lähettämällä allekirjoittajille allekirjoituskutsun sähköpostitse, tekstiviestillä tai molemmilla. 89 prosenttia Visma Signin kautta lähetetyistä asiakirjoista allekirjoitetaan 24 tunnin kuluessa. Voit myös lähettää vastaanottajille muistutuksen kutsusta, jotta he eivät unohda allekirjoittaa asiakirjaa määräaikaan mennessä kaiken kiireen ja tietotulvan keskellä.

Riippumatta siitä, onko Visma Sign integroitu osaksi omaa järjestelmääsi vai ei, allekirjoitusten hankkimisprosessi on sama:

  1. Lataa ja lähetä allekirjoitettavat PDF-tiedostot tietokoneelta tai verkkoasemalta.
  2. Vastaanottajat, joilla on pohjoismaiset pankkitunnukset, voivat allekirjoittaa asiakirjan näppäimistön, hiiren tai mobiililaitteen avulla.
  3. Visma Sign varmistaa allekirjoittajan henkilöllisyyden pankkitunnusten avulla (vahva tunnistautuminen).
  4. Palvelu merkitsee asiakirjaan allekirjoittajan nimen (ja yrityksen nimen, jos henkilöllä on valtuudet edustaa yritystä), yksilöllisen tunnisteen, allekirjoitusajankohdan sekä pankkitunnisteen.
  5. Vastaanottajat, joilla ei ole pohjoismaisia pankkitunnuksia, voivat piirtää allekirjoituksensa kosketusnäyttölaitteella (kevyt tunnistautuminen).
  6. Palvelu merkitsee asiakirjaan allekirjoittajan nimen (ja yrityksen nimen, jos henkilöllä on valtuudet edustaa yritystä), sähköpostiosoitteen, IP-osoitteen ja yksilöllisen tunnisteen sekä allekirjoitusajankohdan.
  7. Kukin osapuoli voi allekirjoittaa asiakirjan nopeasti ja helposti.
  8. Kullekin osapuolelle lähetetään automaattisesti kopio asiakirjasta.

Haluatko tietää, mitä hyötyä Visma Sign -palvelusta on yrityksellesi?


Michael Sandelson työskentelee Visma Signin myynnin, viestinnän sekä markkinoinnin parissa. Michael on erityisen kiinnostunut kielistä sekä tarinoista ihmisten takana.