On selvää, että paperiton toimisto on kirjanpitäjän unelma: Paperiton arki helpottaa sekä kirjanpitäjän työtä että nopeuttaa ja nykyaikaistaa asiakkaan ja tilitoimiston välisiä prosesseja.Tästä huolimatta paperinpyöritys on yhä monissa tilitoimistoissa enemmän sääntö kuin poikkeus.

Kuinka monesti olet viimeisen kuukauden aikana pyytänyt kuittauksen asiakkaaltasi esimerkiksi valtakirjaan tai sopimukseen? Oletko jopa joutunut järjestämään pelkän tapaamisen asiakkaasi allekirjoituksen saamiseksi?

Paperittomuuden lisäksi sähköinen allekirjoitus ja vahva tunnistautuminen auttavat tilitoimistoja myös täyttämään rahanpesulain edellyttämät asiakkaan tunnistamiseen liittyvät vaatimukset.

Sähköinen allekirjoitus tilitoimistoille

Tilitoimiston asiakkaalle asiakirjojen sähköinen allekirjoittaminen on selvästi miellyttävämpi tapa lukea ja hyväksyä sopimuksia, valtakirjoja tai muita tärkeitä asiakirjoja.

  • Luo kilpailuetua. Sähköisen allekirjoituksen avulla tilitoimistosi auttaa asiakasta kaikissa niissä prosesseissa, joissa hänen tulee kerätä kuittauksia erilaisiin dokumentteihin. Tällaisia dokumentteja ovat esimerkiksi kauppakirjat, taloudelliset sitoumukset tai muut asiakkaan ja tilitoimiston väliset sopimukset.

  • Paranna asiakaskokemusta. Myös tilitoimistolle sähköinen allekirjoitus mahdollistaa asiakkaan palvelemisen ajasta ja paikasta riippumatta. Kirjanpitäjä voi käyttää aikaansa muuhun kuin kuittien pyörittämiseen ja paperien etsimiseen, eivätkä kalenterit täyty kasvotusten tapahtuvista ja allekirjoitusten saamiseksi järjestetyistä asiakastapaamisista.

  • Nopeuta prosesseja. Koska dokumentit pysyvät alusta loppuun sähköisessä muodossa, nopeuttaa sähköinen allekirjoittaminen myös allekirjoitettujen dokumenttien siirtämistä asiakkaaltasi suoraan kirjanpitoon. Näin ollen pystyt tarjoamaan entistä parempaa ja modernimpaa palvelua.

Millaisia dokumentteja sähköisellä allekirjoituksella voi allekirjoittaa?

Sähköisen allekirjoituksen avulla tilitoimiston asiakas voi allekirjoittaa sähköisesti esimerkiksi valtakirjat, sopimukset, kauppakirjat, tilinpäätökset sekä muut kaupalliset sitoumukset.

Myös muut hankintoihin liittyvät kuitit ja tositteet on helppo allekirjoittaa sähköisesti. Esimerkiksi asiakkaan sähköisesti allekirjoittama vuokrasopimus voidaan siirtää digitaalisesti kirjanpidon liitteeksi ilman, että sopimus on koskaan ollut paperisessa muodossa.

Kerää valtuutukset verkkolomakkeella

Myös tilitoimistoja paljon työllistävät valtuutukset ja niiden kerääminen asiakkailta on sähköisen allekirjoituksen avulla tehtävissä selvästi aiempaa helpommin.

Sähköisesti allekirjoitettavan verkkolomakkeen avulla kirjanpitäjä luo valtuutuslomakkeen, jonka hän voi lähettää asiakkaalle sähköisesti allekirjoitettavaksi. Valtuutusten keräämisten lisäksi verkkolomakkeet mahdollistavat myös yksinkertaisten kauppakirjojen ja sopimuspohjien luomisen sähköisesti allekirjoitettavaan muotoon.

Sähköinen allekirjoitus vastaa myös rahanpesulain muutoksiin

Taloushallintoliiton mukaan rahanpesulain muutosten myötä tilitoimiston on tunnistettava ja tunnettava asiakkaansa sekä tunnistettava asiakkaan edustaja(t), jonka kanssa toimeksiantosopimus allekirjoitetaan. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että tilitoimiston tulee varmistaa näiden tahojen henkilöllisyys.

Perinteinen, kasvotusten tapahtuva henkilöllisyyden todentaminen esimerkiksi kuvallisen henkilöllisyystodistuksen avulla ei kuitenkaan ole se tehokkain tapa.

Vaivattomampi vaihtoehto on henkilöllisyyden todentaminen sähköisen allekirjoituksen ja vahvan tunnistautumisen avulla. Mitä tämä sitten tarkoittaa käytännössä? Kuuntele maksuton Sähköinen allekirjoitus tilitoimistoille -webinaarimme ja tutustu aiheeseen lisää.

Haluatko tietää lisää sähköisen allekirjoituksen käytöstä tilitoimistoissa? Jätä yhteydenottopyyntö, niin olemme sinuun yhteydessä mahdollisimman pian.

Jätä yhteydenottopyyntö


Kai Ahteela työskentelee Visma Signin parissa yhdistäen pitkää kokemustaan taloushallinnosta, rahaliikenteestä ja dokumentinhallinnasta. Kaita ilahduttavat erityisesti arkipäiviä helpottavat teknologiaratkaisut.