Syksy on vuoden jännittävintä aikaa. Moni tallaamamme polku alkaa syksystä. Polun alkupäässä kyse voi olla kokonaan uuden luvun aloittamisesta kura- tai opiskelijahaalarit jalassa; kesälomilta töihin palaavallekin kyseessä on usein vähintään uuden sivun kääntäminen loman vierähdettyä taas turhankin nopeasti ja töihinpaluun ollessa käsillä. Syksy 2020 on kuitenkin monella tavalla aivan erityinen. Monet meistä viettivät koko kevään etätyössä poikkeusolojen myötä ja palasivat kesälomilta toimiston sijaan etätyöhön . Töihinpaluuta toimistolle tai etätoimistolle voi helpottaa joustavuutta edistävillä työkaluilla.

Etätyön suosio kasvussa

Hallituksen antamaa etätyösuositusta jatkettiin vain päiviä kestäneen purkamisen jälkeen, minkä myötä monella työpaikalla lomaltapaluu kesän jälkeen muodostui vain paluuksi keittiön pöydälle sijoitetun läppärin ääreen. Näin ollen iloinen jälleennäkeminen kauan kaivattujen työkavereiden kanssa antaa odottaa itseään vielä pitkälle syksyyn, kenties jopa ensi vuoteen. Vaikka kevään pikasiirtymä etätyöhön oli monelle tietotyöläiselle shokkihoitoa, on uusien toimintatapojen muodostuttua rutiineiksi etätyön suosio kuitenkin kasvanut. Esimerkiksi YLE:n heinäkuussa teettämään kyselyyn vastanneista 56% kertoi aikovansa tehdä jatkossa enemmän etätöitä kuin ennen maaliskuussa alkanutta poikkeustilaa. Vastaava lukema oli huhtikuussa tehdyssä kyselyssä 27%, joten alkushokin jälkeen moni vaikuttaa huomanneen pitävänsä etätyöstä.

Palasimme sitten toimistolle tai etätoimistolle, on syytä palautella mieleen oppeja keväästä tulevaisuuden varalle. Kesän aikana muun muassa Visma Solutionsin kesän 2020 traineet jakoivat itselleen hyväksi osoittautuneita vinkkejä etätoimistolla työskentelyyn. Traineiden vinkeissä korostui erityisesti työn ja taukojen tasapaino – myös etänä työskennellessä pitää pitää taukoja. Kymmenen minuutin piipahtaminen raittiissa ulkoilmassa voi parhaimmillaan lisätä seuraavien tuntien työtehoa merkittävästi.

Onnistuneen etätyön kannalta on myös ensisijaisen tärkeää, että työkalut mahdollistavat tehokkaan työskentelyn; pahimmillaan kankeat työkalut kuormittavat työntekijöitä ja vaikeuttavat etänä työskentelyä. Etätyö on myös tuonut esiin pullonkauloja, joita ei lähityössä välttämättä tule ajatelleeksi. Hyvänä esimerkkinä toimii asiakirjojen allekirjoittaminen. Edelleen monella työpaikalla asiakirjat ja sopimukset tulostetaan, allekirjoitetaan ja mapitetaan 1990-luvun hengessä. Allekirjoittajien istuessa eri puolilla kaupunkia – tai jopa maata – perinteinen allekirjoitusprosessi vaikeutuu, kun paperia ei voi enää kiikuttaa kollegan työpisteelle. Monet yritykset ovatkin heränneet tähän ongelmaan ja ottaneet sähköisen allekirjoituksen käyttöön sen ratkaisemiseksi.

Kokeile Visma Signia ilmaiseksi

Sähköinen allekirjoitus mahdollistaa ydinprosessit myös etäolosuhteissa

Tietotyöläisten siirryttyä etätoimistoilleen sähköisen allekirjoittamisen suosio kasvoi räjähdysmäisesti. Sähköisten allekirjoitusten määrä kaksinkertaistui kymmenessä viikossa koko Suomen ottaessa valtaisaa digiloikkaa.

Erityisesti sähköisen allekirjoituksen tuomia mahdollisuuksia ovat hyödyntäneet sijoituspalvelut, rahoitusala, asuntovuokraus sekä ammattiliitot. Näillä aloilla on tärkeää tunnistaa allekirjoittajan henkilöllisyys aukottomasti. Sähköinen allekirjoitus on myös omiaan tehostamaan organisaatiosi ydinprosesseja – enää myyntikeissit eivät jää roikkumaan allekirjoitusvaiheessa eivätkä etäkokousten pöytäkirjat allekirjoittamatta, kun asiakirjat voi allekirjoittaa missä vain, milloin vain. Joustavuus ja tehokkuus ovatkin sähköisen allekirjoituksen valttikortteja – 89% Visma Signilla lähetetyistä dokumenteista allekirjoitetaan vuorokauden sisällä.

Sähköinen allekirjoitus on tehokkaimmillaan vahvaa tunnistautumista hyödynnettäessä. Vahvan tunnistautumisen ja aukottoman jäljitettävyyden ansiosta sähköinen allekirjoitus on huomattavasti paperista esi-isäänsä luotettavampi myös normaalioloissa. Koska vahva tunnistautuminen on mahdollista vain pohjoismaisia varmenteita tai pankkitunnuksia käyttäen, voi allekirjoitusten kerääjä mahdollistaa allekirjoittamisen myös kevyellä tunnistautumisella esimerkiksi tilanteissa, joissa allekirjoittaja on pohjoismaiden ulkopuolelta. Myös kevyt tunnistautuminen takaa allekirjoituksen jäljitettävyyden sekä juridisen sitovuuden.

Etätyön myötä myös perinteisesti paperille tulostettujen lomakkeiden täyttäminen, allekirjoittaminen ja kerääminen on mutkistunut. Visma Signin palveluun maksutta kuuluva sähköinen verkkolomake pyrkii ratkaisemaan tämän ongelman. Verkkolomakkeet ovat erinomainen ratkaisu esimerkiksi tilauslomakkeiden, valtakirjojen tai asiakastietokyselyiden käsittelyyn. Verkkolomakkeen täyttäjä vahvistaa antamansa tiedot sähköisellä allekirjoituksella, jolloin myös hänen henkilöllisyytensä tulee tarkastettua. Lomakkeen luominen on todella helppoa palvelun sisäänrakennetun drag-and-drop lomake-editorin ansiosta ja valmiin lomakkeen voi upottaa mille tahansa verkkosivulle. Visma Signin asiakkaat ovat käyttäneet verkkolomakkeita esimerkiksi romutussopimusten keräämiseen etänä sekä työsuhteen muutoksia koskevien lomakkeiden keräämiseen etänä.

Visma Signilla allekirjoitettaessa käytössä on eri tunnistautumismenetelmien lisäksi myös sähköinen arkisto, jonka avulla säästät hyllykilometrejä sekä aikaa joka kuluisi jokaisen dokumentin etsimiseen mapeista. Visma Signin sähköisessä arkistossa dokumentit säilyvät tietoturvallisesti 7 vuoden ajan ja ovat asianomaisten osapuolien tarkasteltavissa jälkikäteen.

Tulevan syksyn ollessa vielä epävarmuuden usvan takana, haluamme toivottaa sinulle menestystä ja jaksamista tuleviin haasteisiin – allekirjoitit sitten sulkakynällä tai optisella hiirellä.

Haluatko nähdä, miten sähköinen allekirjoitus käytännössä toimii? Voit kokeilla Visma Signia ilmaiseksi – ilman sitoumuksia.

Kokeile Visma Signia


Visma Solutions on Suomen johtava pilvipalveluiden toimittaja. Ratkaisujamme käyttää Suomessa jo yli 175 000 yritystä. Missiomme on auttaa suomalaisia yrityksiä olemaan kilpailukykyisiä.