Sähköinen allekirjoitus – poikkeusolojen pelastajasta uudeksi normaaliksi
Etätyöstä muodostui uusi normaali tietotyöläisten keskuudessa vuonna 2020 alkaneen koronapandemian myötä. Kuluneena vuonna uudet joustavammat toimintatavat syrjäyttivät vanhat, tehokkuutta jarruttavat toimintatavat. Yksi näistä on sähköinen allekirjoitus, joka on monessa suhteessa ylivoimainen perinteiseen allekirjoitukseen verrattuna. Vaikka pandemia ennemmin tai myöhemmin tulee väistymään, etätyö ja joustavuutta edistävät työkalut ovat tulleet jäädäkseen.
Etätyön suosio kasvussa
Syksyllä 2020 tapahtunut pikasiirtymä etätöihin oli monelle tietotyöläiselle shokkihoitoa. Alun haparoinnin jälkeen kotitoimistolla työskentelystä on kuitenkin tullut luonteva osa arkielämää. YLE:n heinäkuussa 2020 teettämään kyselyyn vastanneista 56% kertoi aikovansa tehdä jatkossa enemmän etätöitä kuin ennen saman vuoden maaliskuussa alkanutta poikkeustilaa. Vastaava lukema oli aiemmin keväällä tehdyssä kyselyssä 27%, joten alkushokin jälkeen moni vaikuttaa huomanneen pitävänsä etätyöstä.
Kotitoimistolla työskentelyn ei tarvitse olla yhtään vähemmän tehokasta kuin lähitoimistolla työskentelyn. Perusasioiden ollessa kunnossa etätyö voi olla jopa lähityötä tehokkaampaa. Visma Solutionsin kesätraineet jakoivat parhaaksi toteamansa käytännöt tehokkaaseen työskentelyyn kotitoimistolla. Traineiden vinkeissä korostui erityisesti työn ja taukojen tasapaino – myös etänä työskennellessä pitää pitää taukoja. Kymmenen minuutin piipahtaminen raittiissa ulkoilmassa voi parhaimmillaan lisätä seuraavien tuntien työtehoa merkittävästi.
Onnistuneen etätyön kannalta on ensisijaisen tärkeää, että työkalut mahdollistavat tehokkaan työskentelyn; pahimmillaan kankeat työkalut kuormittavat työntekijöitä ja syövät työtehoa. Etätyö on myös tuonut esiin pullonkauloja, joita ei lähityössä välttämättä tule ajatelleeksi. Hyvänä esimerkkinä tästä toimii asiakirjojen allekirjoittaminen. Edelleen monella työpaikalla asiakirjat ja sopimukset tulostetaan, allekirjoitetaan ja mapitetaan 1990-luvun hengessä. Allekirjoittajien istuessa eri puolilla kaupunkia – tai jopa maata – perinteinen allekirjoitusprosessi vaikeutuu, kun paperia ei voi enää kiikuttaa kollegan työpisteelle. Monet yritykset ovatkin heränneet tähän ongelmaan ja ottaneet sähköisen allekirjoituksen käyttöön sen ratkaisemiseksi. Kokeile Visma Signia maksutta
Sähköinen allekirjoitus mahdollistaa ydinprosessit myös etäolosuhteissa
Tietotyöläisten siirryttyä etätoimistoilleen myös sähköisen allekirjoittamisen suosio kasvoi räjähdysmäisesti. Sähköisten allekirjoitusten määrä kaksinkertaistui kymmenessä viikossa koko Suomen ottaessa valtaisaa digiloikkaa.
Erityisesti sähköisen allekirjoituksen tuomia mahdollisuuksia ovat hyödyntäneet sijoituspalvelut, rahoitusala, kiinteistöala sekä ammattiliitot. Näillä aloilla on tärkeää tunnistaa allekirjoittajan henkilöllisyys aukottomasti. Sähköinen allekirjoitus on myös omiaan tehostamaan organisaatiosi ydinprosesseja – enää myyntikeissit eivät jää roikkumaan allekirjoitusvaiheessa eivätkä etäkokousten pöytäkirjat allekirjoittamatta, kun asiakirjat voi allekirjoittaa missä vain, milloin vain. Joustavuus ja tehokkuus ovatkin sähköisen allekirjoituksen valttikortteja – 89% Visma Signilla lähetetyistä dokumenteista allekirjoitetaan vuorokauden sisällä.
Sähköinen allekirjoitus on tehokkaimmillaan vahvaa tunnistautumista hyödynnettäessä. Vahvan tunnistautumisen ja aukottoman jäljitettävyyden ansiosta sähköinen allekirjoitus on huomattavasti paperista esi-isäänsä luotettavampi myös normaalioloissa. Koska vahva tunnistautuminen on mahdollista vain pohjoismaisia varmenteita tai pankkitunnuksia käyttäen, voi allekirjoitusten kerääjä mahdollistaa allekirjoittamisen myös kevyellä tunnistautumisella esimerkiksi tilanteissa, joissa allekirjoittaja on pohjoismaiden ulkopuolelta. Myös kevyt tunnistautuminen takaa allekirjoituksen jäljitettävyyden sekä juridisen sitovuuden.
Etätyön myötä myös perinteisesti paperille tulostettujen lomakkeiden täyttäminen, allekirjoittaminen ja kerääminen on mutkistunut. Visma Signin sähköinen lomake pyrkii ratkaisemaan tämän ongelman. Verkkolomakkeet ovat erinomainen ratkaisu esimerkiksi tilauslomakkeiden, valtakirjojen tai asiakastietokyselyiden käsittelyyn. Verkkolomakkeen täyttäjä vahvistaa antamansa tiedot sähköisellä allekirjoituksella, jolloin myös hänen henkilöllisyytensä tulee tarkastettua. Lomakkeen luominen on todella helppoa palvelun sisäänrakennetun drag-and-drop lomake-editorin ansiosta ja valmiin lomakkeen voi upottaa mille tahansa verkkosivulle.
Visma Signin asiakkaat ovat käyttäneet verkkolomakkeita esimerkiksi romutussopimusten keräämiseen etänä sekä työsuhteen muutoksia koskevien lomakkeiden keräämiseen etänä.
Visma Signilla allekirjoitettaessa käytössä on eri tunnistautumismenetelmien lisäksi myös sähköinen arkisto, jonka avulla säästät hyllykilometrejä sekä aikaa joka kuluisi jokaisen dokumentin etsimiseen mapeista. Visma Signin sähköisessä arkistossa dokumentit säilyvät tietoturvallisesti 7 vuoden ajan ja ovat asianomaisten osapuolien tarkasteltavissa jälkikäteen.
Visma Solutions on Suomen johtava pilvipalveluiden toimittaja. Ratkaisujamme käyttää Suomessa jo yli 175 000 yritystä. Missiomme on auttaa suomalaisia yrityksiä olemaan kilpailukykyisiä.
