Sähköinen allekirjoitus palvelee koulutuskuntayhtymän toimintaa

Sähköinen allekirjoittaminen on osa Omnian opintohallinnon ja Konsernipalveluiden arkipäivää. Visma Signia käytetään tehokkaasti integraation ja selainpalvelun kautta rinnakkain.

Allekirjoitettavia dokumentteja löyty aina koulutussopimuksista, tutkintotodistuksiin, oppisopimuksiin pöytäkirjoihin, hankkeisiin liittyviin asiakirjoihin ja yhteistyösopimuksiin. Yksittäisiä allekirjoituksia tehdään Omnialla kuukausittain reilusti yli tuhat.

Espoon seudun koulutuskuntayhtymä Omnia › tarjoaa elinikäisen oppimisen mahdollisuuksia ammatillisesta ja aikuiskoulutuksesta täydennyskoulutuksiin, nuorten työpajatoimintaan, lukio-opintoihin ja vapaaseen sivistystyöhön. Tarjonnan piiriin kuuluu myös monipuoliset yrityspalvelut.

Sähköinen allekirjoitus koulutuskuntayhtymän toiminnassa

Sähköinen allekirjoittaminen on tullut osaksi Omnian arkipäivää ja työskentelytapoja. Yksittäisiä allekirjoituksia tehdään organisaatiossa kuukausittain reilusti yli tuhat.

Omnia hyödyntää allekirjoittamiseen Visma Signia rinnakkain integraation ja selainpalvelun kautta. Organisaatiossa opintohallinto hoitaa sähköiset allekirjoitukset integraation kautta, kun taas Konsernipalvelut hyödyntää Visma Signin selainpalvelua.

Opintohallinnon sähköistyminen

Käyttöönoton valmistelu opintohallinnolle alkoi loppuvuodesta 2019 Wilma-integraation kautta, ja kevät kului palvelua pilotoidessa. Koulutussopimukset, oppisopimukset ja tutkintotodistukset olivat ensimmäisiä sähköisesti allekirjoitettavia kokonaisuuksia Wilmassa. Valmentavan koulutuksessa (VALMA) käyttökohteena ovat myös koulutuksen todistussuoritukset.

“Uusimpana sovelluksena allekirjoittamiseen on tullut HOKS eli henkilökohtaisen osaamisen kehittämissuunnitelma, joka tehdään jokaisen opiskelijan kanssa opintojen alussa.”, Tea Hellakoski kertoo. Hän työskentelee palvelupäällikkönä vastuullaan Omnian Wilma-tiimi.

“Nykyisin meillä on 350 – 400 opettajaa, jotka hallinnoivat Visma Signia Wilman puolella. Tämä aiheutti tietysti omat haasteensa käyttöönotossa, koulutuksessa ja sisäisten ohjeiden tekemisessä. Myös Wilman lomake-editorin käyttö vaati meiltä jonkin verran jumppaa. Meillä on pyrkimys kuitenkin laajentaa käyttöä, joka tarkoittaa, että uusia opettajia tulee palvelun piiriin myös tulevaisuudessa.”, Hellakoski jatkaa.

Käyttö laajenee selainpalveluun hyvällä ajoituksella

Kun koronavirus keväällä levisi Euroopassa ja pikkuhiljaa rantautui myös Suomeen, kasvoi sähköisen allekirjoittamisen tarve entisestään. Hieman ennen etätyöskentelyyn siirtymistä Omnian Konsernipalvelut otti käyttöön integraation rinnalle myös Visma Signin selainpalvelun.

Roope Kero, Omnian ICT-projektipäällikkö, muistelee kevään tilannetta: “Omnialla on 13 isoa toimipistettä Espoossa ja Kirkkonummella ja sen lisäksi satoja eri luokka- ja työtiloja, joita käytetään eri tarpeisiin. Toimintamme on siis hyvin hajautettua ympäri Espoota. Allekirjoittamisesta olisi nopeasti tullut aikamoinen haaste. Korona vauhditti koko talon sähköisen allekirjoituksen käyttöönottoa aika tavalla.”

“Meillä kävi itseasiassa hyvä tuuri, kun olimme jo tutustuneet sähköiseen allekirjoittamiseen ja ottaneet sen käyttöön juuri ennen koronan alkamista.”, Hellakoski lisää.

Palvelun tarve painottuu selkeästi opetukseen liittyviin asiakirjoihin, ja allekirjoituksia kertyy kuukaudessa yli tuhat. Kuitenkin myös Konsernipalveluissa allekirjoituksia käytetään kuukaudessa useita satoja lukuisiin kohteisiin.

Näihin kuuluvat esimerkiksi:

• Hallituksen ja yhtymäkokouksen pöytäkirjat
• Erilaiset sopimukset
• Viranhaltijan päätökset
• Hankkeiden työnajanseurannat
• Strategiarahoituksen työajanseurannat
• Hankesopimukset
• Palvelulisäpäätökset
• Kuntayhtymän tarjoukset
• Yrityskumppanuussopimukset

Lisäksi Omnian Henkilöstöpalvelut testaa parhaimmillaan työsopimusten sähköistä allekirjoittamista.

Järkevää ja suoraviivaista ajansäästöä

Visma Signin tuoma ajansäästö on Omnialla selkeästi havaittavissa. “Asia konkretisoituu, jos katsotaan esimerkiksi sopimuksen tekoa palveluntoimittajan kanssa. Sopimus täytyy ensin allekirjoittaa ja postittaa eteenpäin, jolloin syntyy jo 3 – 4 päivän viive. Jos sopimusta ei palauteta saman tien, allekirjoittamiseen kuluva aika venyy helposti puoleentoista viikkoon. Monesti papereiden perään joutuu myös kyselemään. Aikaa voi siis kulua jopa pari viikkoa, ennenkuin pääsemme edistämään asioita. Sähköinen allekirjoituskutsu taas allekirjoitetaan monesti saman tai viimeistään seuraavan päivän aikana.”, Kero toteaa.

Ihmiset tietävät, että sähköiseen allekirjoitukseen voi luottaa ja että sitä voi ja myös kannattaa käyttää.

Keron mielestä moni saattoi olla vielä keväällä hieman varautunut sähköisen allekirjoituksen kanssa ja pohtia sen käyttöä tarkasti. Asia on kuitenkin tullut jo osaksi työtehtäviä. “Ihmiset tietävät, että sähköiseen allekirjoitukseen voi luottaa ja että sitä voi ja myös kannattaa käyttää.”, Kero summaa.

Kokeile sinäkin Visma Signia – veloituksetta!

Lunasta 5 ilmaista allekirjoitusta ja saat käyttöösi kaikki Visma Signin toiminnallisuudet. Et tarvitse luottokortti- tai laskutustietoja. Kokeilujakson päätteeksi voit halutessasi valita yrityksellesi sopivan palvelupaketin ja jatkaa Visma Signin käyttöä.

Visma Solutions on Suomen johtava pilvipalveluiden toimittaja. Ratkaisujamme käyttää Suomessa jo yli 175 000 yritystä. Missiomme on auttaa suomalaisia yrityksiä olemaan kilpailukykyisiä.