Näin Pohjoismaiset yritykset sopivat – tuore tutkimus summaa arjen
Sopiminen on olennainen osa yrityksen arkea, mutta sitä tarkastellaan harvoin kokonaisuutena. Tuore tutkimus, johon osallistui 900 pohjoismaista yrityspäättäjää, summaa miten sopimuksia tehdään 2026 ja missä on vielä kehitettävää.
- Sopimukset ovat monessa yrityksessä edelleen yhden henkilön vastuulla.
- Juridisen osaamisen puute ja lakimuutosten seuraaminen ovat yleisimpiä haasteita.
- Valtaosa yrityksistä tekee alle 10 sopimusta vuodessa.
- Tekoälyä hyödyntää 17–22 % vastaajista maittain, mutta käyttö on vielä varovaista.
- Sähköinen allekirjoittaminen on arkipäivää reilusti yli puolelle yrityksistä.
- 36–46 % säilyttää sopimuksia hajautetusti → suurin haaste on hallinta, ei allekirjoitus
Kuinka sopimuksia tehdään? Vastuu usein yhdellä henkilöllä
Tutkimuksesta selviää, että Suomessa, Ruotsissa ja Norjassa sopimuksista vastaa yksi nimetty henkilö, tyypillisesti toimitusjohtaja. Suuri osa tiedosta ja vastuusta on näin ollen hyvin keskittynyttä.
Juridinen osaaminen nousee tutkimuksessa esiin yleisimpänä haasteena. Noin neljännes vastaajista kokee, ettei osaaminen riitä sopimusten tekemiseen tai ylläpitoon. Lisäksi lakimuutosten seuraaminen koetaan hankalaksi.
Kun sopiminen ei ole systemaattinen prosessi vaan yksittäisen henkilön vastuulla, kokonaisuus jää helposti reaktiiviseksi: sopimuksia päivitetään tarpeen mukaan, ei ennakoivasti.
Tekoäly kiinnostaa, mutta käyttö on vielä varovaista
Vaikka tekoäly on yleistynyt kiihtyvää vauhtia, on sen käyttö sopimustyössä on vasta ottamassa ensiaskeliaan.
Suomessa 22 % vastaajista hyödyntää tekoälyä juridisten asiakirjojen laadinnassa, mikä on hieman enemmän kuin muissa Pohjoismaissa (Ruotsi 18 %, Norja 17 %). Käyttö keskittyy kuitenkin pääosin yksittäisiin vaiheisiin, kuten tekstin muokkaamiseen tai sopimusehtojen luonnosteluun.
Kokonaisia sopimuksia tekoälyn avulla laaditaan useammin Ruotsissa ja Norjassa, mutta yleisesti ottaen käyttö on vielä varovaista.
Taustalla on ymmärrettävä syy. Vaikka tekoäly voi nopeuttaa työtä merkittävästi, se ei kanna juridista vastuuta lopputuloksesta eikä välttämättä huomioi paikallista lainsäädäntöä tai sen muutoksia. Siksi tekoäly toimii useimmille vielä tukena, ei itsenäisenä ratkaisuna.
Sähköinen allekirjoittaminen vakiintunut
Siinä missä tekoäly on vielä matkalla arkeen, sähköinen allekirjoitus on jo saavuttanut vakiintuneen aseman.
Yli puolet yrityksistä Suomessa (58 %), Ruotsissa (55 %) ja Norjassa (55 %) käyttää sähköistä allekirjoitusta, ja monelle se on jo päivittäinen työkalu.
Sähköinen allekirjoitus on muuttunut erillisestä työkalusta osaksi normaalia työnkulkua. Työsopimukset, myyntisopimukset ja kokouspöytäkirjat ovat yleisimpiä käsiteltäviä asiakirjoja.
Asiakirjat ovat hukassa ja se maksaa aikaa ja hermoja
Vaikka allekirjoittaminen on monessa yrityksessä jo sujuvaa, tutkimus paljastaa selkeän pullonkaulan: sopimusten hallinta. Haaste ei enää useimmiten ole itse sopimuksen tekeminen, vaan se, mitä tapahtuu sen jälkeen.
Merkittävä osa yrityksistä (Suomi 36 %, Ruotsi 38 % ja Norja 46 %) säilyttää sopimuksia hajautetusti eri paikoissa: sähköposteissa, paikallisesti omalla tietokoneellaan tai eri järjestelmissä. Tämä tekee sopimusten löytämisestä vaikeaa ja hidastaa arkea. Tyypillisimmin asiakirja löytyy omalta tietokoneelta.
Kun sopimukset ovat hajallaan, myös niiden seuranta kärsii. On vaikea tietää, milloin sopimus päättyy, mitä siihen on sovittu tai kuka siitä vastaa. Tämä lisää riskiä virheille, unohtuneille velvoitteille ja pahimmillaan riitatilanteille.
Haluatko sujuvoittaa sopimista helposti?
Kun sopiminen keskitetään yhteen paikkaan aina luomisesta allekirjoittamiseen ja sopimusten hallintaan, arki muuttuu merkittävästi. Sopimukset löytyvät helposti, vastuut ovat selkeitä ja riskit pienenevät. Ja ehkä tärkeimpänä: sopiminen ei enää vie aikaa enempää kuin on pakko.
Terhi Tella työskentelee Visma Solutionsin markkinoinnissa. Terhiä inspiroi arvoa tuottavat sisällöt ja viestintä. Hän haluaa tarkastella asioita ensisijaisesti asiakkaan näkökulmasta.
