Sopimukset maaliin 80 % nopeammin – Oulun Kärpät tehosti myyntinsä huippuvauhtiin
Oulun Kärpät on paitsi Suomen tunnetuimpia urheilubrändejä, se on myös merkittävä yritysmyynnin organisaatio. Kun sopimusliikenne tuotiin Severan ja Visma Signin integraatiolla yhteen putkeen, myyntitiimiltä vapautui tunteja viikossa tuottavaan työhön.
Jääkiekkobisnes on paljon muutakin kuin kaukalon tapahtumia ja fanituotteita kannattajille. Oulun Kärppien liikevaihdosta noin 60 prosenttia tulee yritysmyynnistä. Myyntijohtaja Ilkka Mikkolan tiimi hallinnoi satoja kumppanuuksia, mikä tarkoittaa jatkuvaa sopimusvirtaa.
Aiemmin sopimusrumba oli täysin käsityötä. Myyjät tekivät sopimukset omille tietokoneilleen, tulostivat, skannasivat, lähettivät sähköpostilla, odottivat allekirjoitusta, skannasivat uudelleen ja toimittivat laskutukseen.
Manuaalisessa työssä on aina inhimillisen unohduksen riski. Mikkolan mukaan aiemmin valmiskin sopimus saattoi jäädä epähuomiossa ”lankulle” odottamaan skannausta, eikä edennyt laskutukseen asti.
”Malli toimi, mutta oli työläs ja altis virheille. Kun prosessi on manuaalinen, aina on riski, että jokin sopimus jää roikkumaan”, Mikkola kuvailee lähtötilannetta.
Ratkaisu löytyi yhdistämällä kaksi jo käytössä ollutta järjestelmää: toiminnanohjausjärjestelmä Severa ja sähköinen allekirjoituspalvelu Visma Sign.
Integraatio vastasi suoraan Kärppien toiveeseen. Mikkolan mukaan heiltä lähti jo varhain viesti tuotekehitykseen, että sähköinen allekirjoitus pitää saada samaan putkeen sopimuksen luonnin kanssa. Kun toive integraatiosta toteutui, se otettiin heti käyttöön.
Nykyaikainen tapa hoitaa sopimukset
Kun Oulun Kärpät ottivat integraation käyttöönsä, tavoite oli päästä eroon turhista välivaiheista. Käyttöönotto ei vaatinut pitkää projektia ja käytön oppiminen oli helppoa.
”Tämä ei ole mitään rakettitiedettä, vaan simppeli ja toimiva tapa hoitaa sopimukset. Järjestelmä on todella helposti opittavissa”, Mikkola kertoo.
Nyt myyjä varmistaa Severassa, että myynticasen tiedot, hinnat ja ehdot ovat oikein. Tämän jälkeen hän luo suoraan samassa näkymässä allekirjoituskutsun, johon liitetään valmis PDF-muodossa oleva sopimusdokumentti. Asiakas allekirjoittaa sähköisesti, ja valmis dokumentti arkistoituu automaattisesti oikean asiakkaan ja projektin alle Severaan.
Edelläkävijä sähköisessä allekirjoituksessa – ruuhkahuippuina säästyy tunteja viikossa
Mikkolan mukaan Oulun Kärpät oli sähköisen allekirjoituksen käyttöönotossa selvästi etupellossa, sillä vielä muutama vuosi sitten monella yrityksellä ei ollut sähköistä allekirjoitusta lainkaan. Kärpät ei halunnut jäädä odottelemaan, vaan tunnisti tarpeen prosessien nopeuttamiselle heti.
Muutos näkyy konkreettisesti myyjien ajankäytössä. Nyt allekirjoitus hoituu asiakkaalle muutamalla klikkauksella ja kauppa menee maaliin huomattavasti nopeammin kuin paperiaikaan.
”Allekirjoitusvaihe vie aikaisemman viiden minuutin sijaan nyt minuutin. Kun sopimusmäärät ovat isoja, puhutaan merkittävistä ajansäästöistä”, Mikkola laskee.
Erityisesti myynnin sesonkiaikoina, kuten keväällä ja syksyllä, vaikutus kertaantuu.
”Kiireisimpinä aikoina meillä säästyy viikossa helposti useampi tunti työaikaa pelkästään sillä, ettei tarvitse kirjautua eri palveluihin tai siirrellä papereita.”
Läpinäkyvyyttä johtamiseen ja laskutukseen
Mikkolalle myyntijohtajana integraatio on tuonut kaivattua läpinäkyvyyttä. Enää sopimukset eivät ole myyjien omien kansioiden kätköissä, vaan johto, taloushallinto ja myynti näkevät reaaliaikaisen tilanteen yhdestä paikasta.
Kun sopimus on allekirjoitettu, tieto kulkee automaattisesti laskutukseen ilman manuaalista siirtelyä.
”Meidän bisneksessä tärkeintä on saada tuote myytyä, nimet paperiin ja laskutus rullaamaan. Nyt tämä kaikki tapahtuu yhdessä putkessa. Suosittelen tätä ehdottomasti muillekin Severa-käyttäjille, sillä se vain nopeuttaa prosessin maaliin saattamista”, Mikkola summaa.
Minna Hirvonen työskentelee Visma Solutionsin sisältömarkkinoinnissa. Minna arvostaa hyödyllisiä ja informatiivisia tekstisisältöjä. Siksi hän päätyi sisällöntuottajaksi jo vuonna 2004, jotta tiedonnälkäiset löytävät vastauksia digitaalisista kanavista.
