Pikaopas sähköiseen allekirjoittamiseen

Sähköinen allekirjoitus on nykyaikainen ja juridisesti sitova tapa digitalisoida sopimusten ja asiakirjojen allekirjoittaminen. Suomen luotetuin työkalu sähköiseen allekirjoittamiseen on Visma Sign, jota on käyttänyt jo yli puolitoista miljoonaa suomalaista.

Allekirjoittamisen kolme askelta
Näin tunnistat turvallisesti allekirjoitetun asiakirjan
Miksi allekirjoittaa sähköisesti?
Yksi palvelu – monta käyttötapaa

Sähköisen allekirjoittamisen kolme askelta

Asiakirjojen lähettäminen

Allekirjoitusten kerääjä luo dokumentin ja lähettää allekirjoituskutsun kätevästi sähköpostitse tai tekstiviestillä.

Tunnistautuminen

Allekirjoittaja tunnistautuu pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Allekirjoituksen kerääjä voi myös halutessaan mahdollistaa kevyemmän tunnistautumisen.

Allekirjoitus

Allekirjoittaminen on helppoa ja nopeaa. Allekirjoitetut asiakirjat tallentuvat automaattisesti arkistoon, josta osapuolet voivat selata asiakirjoja ja ladata niitä.

Miksi sähköinen allekirjoitus?

Sähköinen allekirjoitus mahdollistaa yrityksesi tärkeimpien asiakirjojen luotettavan allekirjoittamisen ajasta ja paikasta riippumatta. Se on juridisesti täysin sitova ja jopa luotettavampi kuin paperinen esi-isänsä! Jokaisesta allekirjoitustapahtumasta jää digitaalinen jälki, eikä asiakirjoja voi muokata allekirjoittamisen jälkeen.

Tehokasta

89% allekirjoituskutsun vastaanottajista allekirjoittaa sen vuorokauden sisällä. Allekirjoitus hoituu heti, riippumatta kellonajasta, välimatkasta tai paikasta.

Turvallista

Sähköinen allekirjoitus on turvallinen tapa allekirjoittaa asiakirjat. Asiakirjan allekirjoittajat, allekirjoitusaika ja allekirjoitettu sisältö ovat aina kiistattomasti todennettavissa.

Kustannustehokasta

Sähköinen allekirjoitus säästää 90% allekirjoittamiseen liittyvästä ajasta ja kustannuksista. Sähköisesti allekirjoitettavaa asiakirjaa ei tarvitse missään vaiheessa tulostaa, skannata tai arkistoida fyysisesti.

Ympäristöystävällistä

Sähköiset asiakirjat eivät kuormita ympäristöä tai vie tilaa toimistolta, kun asiakirja pysyy sähköisenä koko elinkaarensa ajan. Säästät myös aikaa, kun hukassa olevia asiakirjoja ei tarvitse enää etsiä kissojen ja koirien kanssa!

Näin tunnistat turvallisesti allekirjoitetun dokumentin

Jäljitettävyys
Todentaminen
Varmennus

Sähköinen allekirjoitus on käsin kirjoitettua allekirjoitusta selvästi turvallisempi, sillä se jättää jälkeensä kattavan digitaalisen jäljen eli audit trailin. Audit trailin avulla allekirjoitetun asiakirjan alkuperäisyys ja eheys ovat kiistattomasti jälkikäteen todistettavissa.

Audit trailista kutsun lähettäjän tulee nähdä dokumenttiin liittyvät keskeiset tiedot; allekirjoittajien ip-osoitteet sekä allekirjoitustapahtumien aikaleimat.

Visma Signissa allekirjoitustapahtuman yhteydessä allekirjoitukset yhdistetään asiakirjaan ja asiakirjan jokainen sivu leimataan audit trailin tiedoilla sekä asiakirjan uniikilla tunnisteella. Tämä tunniste mahdollistaa dokumentin varmentamisen jälkikäteen.

Audit trail -leima

Myös allekirjoittajien henkilöllisyyden todentaminen on yksi osa sähköisen allekirjoituksen laillista pätevyyttä. Visma Sign -palvelussa allekirjoittajien todentaminen riippuu valitusta sähköisen tunnistautumisen muodosta.

Vahva eli kaksivaiheinen tunnistautumisessa henkilöllisyys todennetaan ulkopuolisen tahon, kuten pankkitunnusten tai mobiilivarmenteen avulla.

Allekirjoitetussa dokumentissa on näkyvillä allekirjoittajien nimet, aikaleimat sekä tieto siitä, minkä maan tunnistusmenetelmää allekirjoitustapahtumassa on käytetty.

Vahvalla tunnistautumisella todennettu allekirjoitus

Sähköisesti allekirjoitetun asiakirjan voi varmentaa kuka tahansa. Asiakirjan eheyden ja alkuperäisyyden tarkistaminen tapahtuu tarkastamalla kuka dokumentin on allekirjoittanut sekä missä ja milloin allekirjoittaminen on tapahtunut. Lisäksi asiakirjan varmentamisen avulla voidaan tarkistaa, ettei asiakirjaa ole muutettu asiakirjan allekirjoittamisen jälkeen.

Voit tarkistaa PDF-muotoisen asiakirjan joko asiakirjasta löytyvän tarkistuskoodin avulla Visma Sign -palvelussa tai Adobe Readerin PDF-lukijalla.

Mitä eroa on erilaisilla tunnistautumismenetelmillä?

Visma Signissa allekirjoitusten kerääjä päättää, vaatiiko allekirjoittaminen vahvan, vai kevyen tunnistautumisen. Lähtökohtaisesti suosittelemme käyttämään vahvaa tunnistautumista. Se ei aina kuitenkaan ole aina mahdollista. Siksi tarjoamme myös kevyemmän vaihtoehdon.

Klikkaile alta ja tutustu aiheeseen tarkemmin!

  • Vahva tunnistautuminen

    Vahvaa tunnistautumista käytettäessä henkilöllisyys todennetaan ulkopuolisen tahon, kuten pankkitunnusten tai mobiilivarmenteen avulla. Allekirjoitetussa dokumentissa on näkyvillä allekirjoittajien nimet, aikaleimat sekä tieto siitä, minkä maan tunnistusmenetelmää allekirjoitustapahtumassa on käytetty. Lähtökohtaisesti suosittelemme käyttämään vahvaa tunnistautumista aina, mutta erityisesti silloin kun allekirjoittajaa ei tunneta henkilökohtaisesti, tai jos asiakirjan luonne sitä vaatii. Esimerkki tästä on asiakirja, jossa tehdään taloudellinen sitoumus.

    Vahvalla tunnistautumisella todennettu allekirjoitus.

    Blogi: Sähköisen tunnistautumisen lyhyt oppimäärä

  • Vaikuttaako tunnistautumisen vahvuus allekirjoituksen juridiseen sitovuuteen?

    Ei vaikuta. Sähköinen allekirjoitus on täysin sitova sekä turvallinen tapa allekirjoittaa asiakirjoja, sillä EU-direktiivi ja Suomen laki ovat antaneet sille juridisesti sitovan aseman. Jokainen dokumentti ja allekirjoitus on tarkasti jäljitettävissä.

    Blogi: Sähköisen tunnistautumisen lyhyt oppimäärä

  • Kevyt tunnistautuminen

    Kaikissa allekirjoitustilanteissa – kuten organisaation sisäisissä prosesseissa – ei aina tarvita vahvaa tunnistautumista. Kevyt tunnistautuminen toimii siten, että allekirjoittaja piirtää allekirjoituksensa allekirjoituskenttään digitaalisesti. Koska vahva tunnistautuminen on mahdollista vain pohjoismaisia varmenteita tai pankkitunnuksia käyttämällä, on kevyt tunnistautuminen kätevää kun allekirjoittaja sijaitsee pohjoismaiden ulkopuolelta.

    Myös kevyellä tunnistautumisella allekirjoitettu asiakirja on jälkikäteen todistettavissa. Allekirjoitetussa asiakirjassa on nähtävillä allekirjoittajan digitaalinen nimikirjoitus, nimenselvennys, sähköpostiosoite sekä allekirjoittajan ip-osoite.

    Kevyellä tunnistautumisella todennettu asiakirja.

    Blogi: Sähköisen tunnistautumisen lyhyt oppimäärä

  • Onko sähköinen allekirjoitus laillisesti yhtä vahva, kuin perinteinen allekirjoitus?

    Kyllä. Sähköinen allekirjoitus on täysin sitova sekä turvallinen tapa allekirjoittaa asiakirjoja, sillä EU-direktiivi ja Suomen laki ovat antaneet sille juridisesti sitovan aseman. Sähköinen allekirjoitus on jopa turvallisempi ja luotettavampi kuin kynällä piirretty allekirjoitus, sillä sähköisesti allekirjoitetun dokumentin eheys ja alkuperäisyys on jälkikäteen kiistattomasti todennettavissa.

Ketkä hyötyvät Visma Signista?

Sähköinen allekirjoitus yrityksissä

  • Hallinto ja talous

    ● Tilinpäätökset ja kokousasiakirjat
    ● Valtakirjat
    ● Hankinnat

  • Myynti ja markkinointi

    ● Myyntisopimukset
    ● Kumppanuussopimukset
    ● Laskutussopimukset
    ● Verkkokauppa

  • Yritysjohto

    ● Hallituksen kokoukset ja yhtiökokoukset
    ● Yhteistyösopimukset
    ● Avainhankinnat

  • Henkilöstöhallinto

    ● Työsopimukset
    ● Työtodistukset
    ● Etätyö- tai lomasopimukset
    ● Irtisanoutumisilmoitukset

  • Asiakkaasi

    Sähköinen asiointi on suoraviivaista ja parantaa asiakastyytyväisyyttä. Kun konttorilla vierailu tai paperisten todistusten postittaminen ei ole pakollista, säästetään sekä aikaa että vaivaa.

    Sähköinen vuokrasopimus on hyvä esimerkki asiakirjasta, jonka allekirjoittaminen suoraan järjestelmässä helpottaa asiakkaan arkea huomattavasti.

Kerää allekirjoituksia
Luo verkkolomakkeita
Integroi palveluusi
Käytä arkistona

Luo ja lähetä sähköisesti allekirjoitettavia asiakirjoja kätevästi selainpalvelussa

Luo, lähetä ja hallinnoi allekirjoitettavia asiakirjojasi kätevästi yhdessä palvelussa. Allekirjoittaminen onnistuu millä vain älylaitteella ja 89% asiakirjoista allekirjoitetaan vuorokauden kuluessa lähettämisestä.
Palvelun käytön aloittaminen on nopeaa – tilin luominen onnistuu 5 minuutissa!

Luo allekirjoitettavia verkkolomakkeita

Tiesitkö, että voit luoda allekirjoitettavia lomakkeita helposti Visma Signin verkkolomake-editorilla. Voit upottaa lomakkeen esimerkiksi yrityksesi sivuille tai verkkokauppaasi. Tällöin asiakas voi täyttää halutut tiedot suoraan palvelusi verkkosivuilla ja vahvistaa lähetyksen sähköisellä allekirjoituksella. Sähköisesti allekirjoitettava verkkolomake varmistaa lomakkeen täyttäjän henkilöllisyyden ja täytettyjen tietojen todennettavuuden.

Allekirjoitettavat verkkolomakkeet kuuluvat Visma Sign-palveluun ilman erillistä veloitusta.

Mahdollista sähköinen allekirjoittaminen palvelussasi

Paranna palvelusi tai ohjelmistosi käyttäjäkokemusta mahdollistamalla sähköinen allekirjoittaminen.

Visma Signin integrointi omaan järjestelmään on yksinkertaista. Apunasi on myös integraatiotiimimme, joka pitää huolen, että integrointiprosessi sujuu vaivattomasti. Tarjolla on myös yli 30 valmista ohjelmisto-integraatiota.

Kerromme sinulle mielellämme lisää Visma Signin integroimisesta. Jätä yhteydenottopyyntö, niin asiantuntijamme ovat sinuun yhteydessä!

Jätä yhteydenottopyyntö!

Arkistoi tärkeimmät asiakirjasi

Visma Signilla allekirjoitetut asiakirjat tallentuvat dokumenttiarkistoon. Yksi käyttökohde sähköiselle allekirjoituspalvelulle onkin dokumenttien hallinta. Kun kaikki allekirjoitukset kerätään sähköisesti, jäävät myös asiakirjat sähköiseen muotoon.

Asiakirjat arkistoituvat niille merkittyihin kansioihin, mikä helpottaa hallintaa myös allekirjoittamisen jälkeen. Palvelun käyttäjille voidaan antaa erilaisia käyttöoikeuksia ja määritellä kansiot, joihin heillä on pääsymahdollisuus. Näin varmistat esimerkiksi henkilöstöhallinnon työntekijöille tai esimiehille pääsyn oikeisiin kansioihin.

Kokeile sähköistä allekirjoitusta veloituksetta

Ilmaiseen kokeilujaksoon kuuluu 5 allekirjoitusta.
Koekäyttö ei sido sinua mihinkään, eikä kokeilu vaihdu automaattisesti tilaukseksi.

Koekäytön päätteeksi voit halutessasi valita tarvitsemasi palvelupaketin ja jatkaa Visma Signin käyttöä.

Kalevala Koru siirtyi sähköiseen allekirjoittamiseen.

Sysäyksen antoi sopimusuudistus yrityksen jälleenmyyjien kanssa.

Laatutakuu

Laatutakuu lähti hakemaan sähköisellä allekirjoituksella nopeampaa sopimuskiertoa ja tehokkuutta toimintaan. Siihen myös päästiin.

Sarastia Rekry

“Emme voisi kuvitellakaan vaihtavamme takaisin vanhaan. Meille tulee asiakkuuksia niin kovaan tahtiin, että prosessien täytyy olla kunnossa.”

Suomen suurin säästöpankki Oma Säästöpankki otti käyttöön Visma Signin

Palvelu räätälöitiin ketterästi pankin brändi-ilmeen mukaiseksi. Sähköinen allekirjoitus takaa parempaa palvelua asiakkaille.