Vauhtia, tehokkuutta ja mielenrauhaa asiakkuuden alusta loppuun

Oma Yrityspalvelut luottaa Netvisor KYCiin ja Visma Signiin asiakkuuden alusta aina loppuun saakka.

Oma Yrityspalvelut on taloushuolenpitotoimisto, jonka filosofia perustuu asiakkaan kokonaisvaltaiseen huolenpitoon. Heillä kirjanpitäjä voi hoitaa asiakkaan puolesta laajasti sellaisia tehtäviä, jotka muualla saattavat jäädä yrittäjän harteille. Sähköiset työkalut ovat olennainen osa yrityksen toimintamallia, jossa mielenrauha ja arjen sujuvuus kulkevat käsi kädessä.

Oma Yrityspalvelujen johdon assistentti Karoliina Rasimus ja toimistopäällikkö Tuula Suvanto kertovat, miten he hyödyntävät asiakkaan tuntemiseen Netvisor KYCiä ja sähköiseen allekirjoittamiseen Visma Signia.

Tiivistelmä:

• Oma Yrityspalvelut käyttää Netvisor KYC:tä asiakkaiden tunnistamiseen ja lakisääteisten KYC-tietojen keräämiseen heti asiakkuuden alussa.
• Selkeä KYC-prosessi ja automaattiset muistutukset nopeuttavat asiakkuuden hyväksyntää ja vähentävät manuaalista työtä.
• Netvisor KYC tuo luottamusta rahanpesulain noudattamiseen, jolloin tilitoimisto voi keskittyä asiakkaiden auttamiseen.
• Visma Signin sähköinen allekirjoitus on käytössä palvelusopimuksissa ja valtakirjoissa koko asiakkuuden elinkaaren ajan.
• Asiakkaan arki helpottuu, kun kirjanpitäjä hoitaa sopimusprosessin ja asiakkaalta tarvitaan vain allekirjoitus sähköisesti.
• Asiakkuuden päättyessä tiedot ja dokumentit arkistoituvat vaatimusten mukaisesti, mikä tuo mielenrauhaa ja varmistaa löydettävyyden myöhemmin.
  

Viidakkorumpu tuo uusia asiakkaita

Tyypillisesti uudet asiakkaat löytävät Oma Yrityspalvelut suositusten kautta. Kun asiakkaita pidetään hyvää huolta, he vinkkaavat auliisti tilitoimistosta muillekin yrittäjille.

Juuri alkuvaihe on tärkeä koko asiakassuhteen tulevaisuuden kannalta. 

Asiakkuus alkaa sillä, että uusi asiakas tunnistetaan ja tarvittavat taustatiedot kerätään Netvisor KYCin avulla. Yrityksessä koettiin alusta asti tärkeäksi, että prosessi on yhdenmukainen ja täyttää lain vaatimukset.

Netvisor KYCissä prosessi on selkeä. Aluksi perustetaan asiakas, haetaan yrityksen tiedot ja lähetetään tietopyyntö. Järjestelmästä tulee ilmoitus, kun tietopyyntöön on vastattu ja näin päästään tekemään loput toimenpiteet, kuten arvioimaan asiakkaan riskitaso ja hyväksymään asiakkuus

, Karoliina summaa. 

Selkeä KYC-prosessi ja automaattiset muistutukset varmistavat, että tiedot tulee kerättyä

Netvisor KYC otettiin käyttöön toiminnanohjausjärjestelmän vaihdon yhteydessä. Aiempi työkalu tuntui monivaiheiselta, ja tilalle haluttiin ratkaisu, joka toimii ilman ylimääräisiä mutkia. Nyt prosessi on suoraviivainen ja vie vähemmän aikaa.

“Kyllä yksi suurimmista hyödyistä on varmasti prosessin nopeutuminen”, molemmat sanovat yhteen ääneen. 

Yrityksellä on myös automaattiset muistutusviestit käytössä, jos asiakas unohtaa vastata tietopyyntöön. 

On mukavaa, että järjestelmä hoitaa muistutuksen. Tämä myös tehostaa vastauksen saamista. Nyt voi vähän höllätä

,  Karoliina kertoo. 

“Nyt pystyy luottamaan siihen, että tämä menee niin kuin sen kuuluukin mennä”

Oma Yrityspalveluiden asiakkaan tuntemisen prosessi on selkeytynyt Netvisor KYCin käyttöönoton myötä.

“Netvisor KYC on nopeuttanut työtä”, Tuula kertoo, ja Karoliina jatkaa:

“Se on myös lisännyt luottamusta: nyt pystyy luottamaan siihen, että tämä menee niin kuin sen kuuluukin mennä. Rahanpesulaki sisältää monta huomioitavaa asiaa, niin on hyvä, että juuri siihen erikoistunut taho huolehtii siitä ja auttaa meitä täyttämään lain velvoitteet. Kaikki tulee vähän niin kuin tarjoiltuna valmiiksi.”. 

Tilitoimisto voi keskittyä siihen, missä se on parhaimmillaan eli asiakkaiden auttamiseen.

Sähköinen allekirjoitus helpottaa asiakkaiden arkea

Asiakkaan tuntemisen lisäksi erilaisten sopimusten teko on keskeinen osa asiakkuuden elinkaarta: palvelusopimuksesta toisinaan nopeastikin eteen tuleviin valtakirjatarpeisiin. Yrityksessä on käytössä Visma Sign. 

Sähköinen allekirjoittaminen helpottaa myös Oma Yrityspalvelujen asiakkaiden arkea. Kun valtuutuksia ja dokumentteja tarvitaan, kirjanpitäjä hoitaa prosessin loppuun asti – asiakkaalta pyydetään vain allekirjoitus.

Kyllä sähköinen allekirjoittaminen helpottaa meidän työtä tosi paljon. Pystytään palvelemaan meidän asiakkaita paljon paremmin. Se on meidän liiketoiminnassa tärkein asia.

Yritys hoitaa asiakkaidensa puolesta muun muassa viranomaisasiointia, vakuutusasioita kuin laskuihin liittyviä kysymyksiä. Joskus pöydälle tulee myös yllättävämpiä pyyntöjä. 

“Sain äsken esimerkiksi valtuudet tilata työmaalle tarvittavia valttikortteja asiakkaalle”, Tuula antaa esimerkin. 

Sähköinen allekirjoitus tekee näistä tilanteista huomattavasti ripeämpiä hoitaa. 

On tosi helppoa lähettää asiakkaalle valtakirja allekirjoitettavaksi sähköisesti, ja pystyn sen jälkeen hoitamaan asian.

Myös asiakkuuden elinkaaren loppupää hoituu turvallisesti

Oma Yrityspalveluilla asiakkuudet ovat yleensä pitkiä, mutta joskus nekin päättyvät. Myös tässä kohtaa Netvisor KYC helpottaa työtä: asiakas voidaan merkitä Netvisor KYCissä passiiviseksi ja tiedot säilyvät järjestelmässä viisi vuotta, kuten laki edellyttää.

“On hyvä tietää, että tiedot on Netvisor KYCissä tallessa. Alallamme arkistointi on tärkeässä roolissa, joten on helpottavaa, että rahanpesulakiin liittyen tietojen arkistointi hoituu kätevästi suoraan ohjelmistossa – ei tarvitse itse huolehtia arkistoinnista sen enempää”, Karoliina tiivistää.

Myös sopimukset ja asiakirjat arkistoidaan yrityksen omiin järjestelmiin niin, että tieto löytyy helposti myöhemmin. 

Kokonaisuus, joka kantaa asiakkuuden läpi koko matkan

Kun Netvisor KYC ja Visma Signin sähköinen allekirjoitus kulkevat käsi kädessä, tilitoimiston työ helpottuu. Ja mikä tärkeintä: heidän asiakkaidensa arki helpottuu. KYC-tietopyyntöihin on entistä helpompi vastata, ja kiireessä saadaan vikkelästi allekirjoitukset valtakirjoihin. Näin Oma Yrityspalvelut pystyy pitämään asiakkaistaan kokonvaisvaltaisesti huolta. 

Sakari Sabell Netvisor KYCin Sakari auttaa suomalaisia PK-yrityksiä laittamaan asiakkaan tuntemisen prosessit kuntoon.