Ole HR:n superammattilainen myös etäisyyksien päästä
Etä- ja hybridityön aikakaudella työsopimukset ja rekrytointiprosessit hoituvat sähköisesti ja sujuvasti ajasta ja paikasta riippumatta. Sähköinen allekirjoituspalvelu ja sopimusten hallinta tekee sopimisesta vaivatonta niin työntekijälle kuin HR:lle.
Keskeiset hyödyt HR:lle:
- Parantaa työntekijäkokemusta ja työnantajamielikuvaa
- Sopimukset voidaan allekirjoittaa missä ja milloin tahansa
- Hallinnollinen työ ja matkustaminen vähenevät
- Rekrytointi- ja sopimusprosessit nopeutuvat
- Dokumentit tallentuvat automaattisesti sähköiseen arkistoon
- Sopimusten seuranta, muistutukset ja haku helpottavat arkea
- Turvallinen ja GDPR-vaatimukset täyttävä prosessi
Miksi HR:n kannattaa kiinnostua sähköisestä allekirjoituksesta juuri nyt?
Sähköinen sopiminen ei ole enää marginaalinen ratkaisu. Visma Signin trendiraportin mukaan jo 57 % suomalaisyrityksistä hyödyntää sähköisiä allekirjoituksia. HR:lle tämä tarkoittaa, että digitaaliset prosessit eivät ole vain kilpailuetu vaan myös uusi normaali.
Allekirjoitukset onnistuvat kaikkialla
Suomen Metsäkeskuksessa sähköinen allekirjoitus muutti arkea merkittävästi. Byrokratia ja dokumenttien hallinta eivät enää vaadi fyysistä läsnäoloa, vaan kaikki sujuu digitaalisesti ja nopeasti. HR voi keskittyä työntekijöiden tukemiseen, kun sopimusten logistiikka ei enää vie aikaa.
Tämä nopeutti prosessia huomattavasti myös siinä mielessä, että johtajat voivat allekirjoittaa missä vain ja dokumentti siirtyy sen jälkeen automaattisesti alaiselle.
Valtion organisaationa toimintaamme kuuluu luonnollisena osana tietty byrokratia. Päätösten ja sopimusten tulee löytyä kirjatussa muodossa. Tähän mennessä olemme säästäneet Visma Signilla todella paljon aikaa.
— Åsa Östergård-Jakas, Suomen Metsäkeskus
Rekrytointiprosessi hoituu yhdestä paikasta
Temporella sähköinen allekirjoitus toi aivan uudenlaista tehokkuutta rekrytointiin. Etähaastattelut ja sopimukset hoituvat saman päivän aikana ilman pitkiä ajomatkoja.
Tänä päivänä tehdään etähaastatteluja, ja sopimukset sijaisrekisteriin ottamisesta lähetetään Visma Signin kautta. Saamme hoidettua koko haastatteluprosessin täältä Hämeenlinnan toimistolta. Ennen päivään saattoi kuulua jopa kuusi tuntia ajoa.
— Susanna Seppänen, Tempore
Sähköinen allekirjoitus on nykyaikaa, sillä se on sujuvaa ja käyttäjälähtöistä sekä HR:n, työnantajan että työntekijän näkökulmasta.
Nykyaikainen HR hallitsee sopimukset vaivatta
Etä- ja hybridityön aikakaudella HR:n supersankaruus syntyy siitä, että asiat hoituvat ajasta ja paikasta riippumatta. Sopimukset liikkuvat turvallisesti digitaalisina, työntekijät voivat allekirjoittaa missä vain ja HR vapautuu keskittymään olennaiseen eli ihmisiin.
Myös Visma Solutionsin oma HR hyödyntää Visma Signia. Heidän kokemukset kertovat siitä, kuinka merkittäväksi sähköinen allekirjoitus on noussut HR-prosesseissa – erityisesti integraatioiden, seurannan ja dokumenttien hallinnan näkökulmasta.
Integraatio HR-järjestelmään tekee arjesta sujuvaa
Integraation ansiosta sopimusten tekeminen ja hallinta on huomattavasti nopeampaa, kun suurin osa tiedoista siirtyy automaattisesti ohjelmistojen välillä. Näin aikaa vapautuu hallinnollisista tehtävistä työntekijöiden tukemiseen ja uusien osaajien löytämiseen.
Meillä työsopimukset tallentuvat HR-järjestelmään, joten on todella kätevää, että Visma Signin ja järjestelmän välillä on integraatio. Voimme lähettää sopimukset suoraan HR-järjestelmästä allekirjoitettavaksi ja seurata prosessia yhdestä paikasta.
— Katia Rajanen, Senior Talent Partner
Sopimusten seuranta ja muistutukset säästävät aikaa
Keskitetty seuranta ja muistutusmahdollisuus helpottavat HR:n työtä ja pitävät prosessit liikkeessä ilman ylimääräisiä sähköposteja tai puheluja.
“Sopimusten allekirjoitusten edistymistä seuraan Visma Signissa avoimet kutsut -näkymän kautta. Keskeneräiset sopimusprosessit näkee yhdellä silmäyksellä ja muistutukset voi lähettää helposti.”
— Ulla-Mari Kuusinen, People Operations Specialist
Kansiointi ja haku tuovat järjestystä ja läpinäkyvyyttä
Kansiorakenne ja tehokas haku mahdollistavat myös vanhojen dokumenttien nopean paikantamisen. Tämä on tärkeä apu silloin, kun HR tarvitsee luotettavaa dokumentaatiota työsuhteisiin liittyvissä asioissa.
On hyödyllistä, että Visma Signissa voi hallita sopimuksia kansioittain. Esimerkiksi provisiosopimukset menevät omaan kansioonsa, ja hakutoiminnolla on helppo etsiä yksittäisen henkilön sopimuksia vaikka esimerkiksi vuodelta 2018. Tämä säästää paljon aikaa ja vaivaa.
— Iida Räipiö, People Data Specialist
Minna Hirvonen työskentelee Visma Solutionsin sisältömarkkinoinnissa. Minna arvostaa hyödyllisiä ja informatiivisia tekstisisältöjä. Siksi hän päätyi sisällöntuottajaksi jo vuonna 2004, jotta tiedonnälkäiset löytävät vastauksia digitaalisista kanavista.
