Mitä ottaa huomioon sähköisen allekirjoituspalvelun valinnassa?

Sopivinta sähköisen allekirjoittamisen palvelua valitessa törmää väistämättä vaihtoehtojen runsauteen. Palvelujen muistuttaessa toisiaan sopivimman palvelun valinta voikin aiheuttaa harmaita hiuksia. Lue alta, mihin kannattaa kiinnittää huomiota sähköistä allekirjoitusta valittaessa.

Haluatko maksaa allekirjoituksista vai käyttäjätileistä?

Samankaltaisten palveluiden hinnoittelumalleista löytyy huomattaviakin eroja. Moni palvelu rajoittaa esimerkiksi käyttäjien määrää, joka voi johtaa tilanteeseen jossa joudut koko organisaation allekirjoituksien kerääjäksi. Tyypillistä on myös pienempien pakettien ominaisuuksien rajoittaminen.

  • Mistä maksan valitessani Visma Signin?

    Visma Sign on hinnoiteltu ainoastaan allekirjoitusten määrän perusteella. Käytössäsi on aina samat ominaisuudet – käytit palvelua sitten ilmaisella koekäytöllä tai business-paketilla. Myöskään käyttäjien määrää ei rajoiteta pakettien perusteella.

    Voit tutustua Visma Signin hinnoitteluun täällä.

Kuinka nopeasti palvelun saa käyttöön?

Palvelusta riippuen edessä voi olla massiivinen aloitusprojekti yrityskohtaisilla räätälöinneillä. Tarjolla on myös ketteriä pilvipalveluita, joilla dokumentin saa lähetettyä muutamassa minuutissa online-käyttöliittymästä, kuten Visma Signin kohdalla.

Tarvitsetko sähköistä allekirjoitusta juuri nyt? Klikkaa alta ja kerää ensimmäiset allekirjoitukset minuuteissa.

Aloita heti

Skaalautuuko palvelu yritykseni kasvaessa?

Mikäli tarkoituksesi on allekirjoittaa vain yksittäinen dokumentti, onnistuu se todennäköisesti millä tahansa palvelulla. Mutkikkaaksi valinta muuttuu siinä vaiheessa, kun allekirjoitettavia asiakirjoja on kymmeniä, satoja tai tuhansia. Ehkäpä organisaatiossasi on useita tiimejä, jotka tarvitsevat palvelua. Ehkäpä nämä tiimit sijaitsevat jopa eri maissa ja kuuluvat eri konserniyrityksiin. Tarjoaako palvelu mahdollisuudet laajentamiseen ilman massiivista projektia?

Skaalaaminen ei koske ainoastaan suuria yrityksiä, vaan sama tilanne voi olla esimerkiksi isännöintitoimistolla, joka edustaa useita taloyhtiöitä samaan aikaan.

  • Miten Visma Sign skaalautuu organisaationi kasvaessa?

    Visma Sign vastaa kasvavan yrityksen tarpeisiin mahdollistamalla erilaiset konserni- ja organisaatiorakenteet sekä joustavat hinnoittelumallit. Palvelun voi myös integroida omiin järjestelmiin, jolloin sähköistä allekirjoitusta voi hyödyntää osana omaa palvelua.

Mitä allekirjoitustapoja palvelu mahdollistaa?

sähköinen allekirjoitus toimii näin

Kansainvälisessä toimintaympäristössä joustavuus on valttia myös sähköisen allekirjoituksen kohdalla. Moni palveluntarjoaja mahdollistaa allekirjoitukset joko vain vahvaa tai vain kevyttä tunnistautumista hyödyntäen. Koska pohjoismaiden ulkopuolella vahvan tunnistautumisen mahdollistavat menetelmät ovat vielä harvinaisia, Visma Sign mahdollistaa allekirjoittamisen molempia tunnistautumismenetelmiä hyödyntäen.
Käytettävän menetelmän määrää aina allekirjoitukset keräävä osapuoli.

  • Vahva tunnistautuminen

    Vahvaa tunnistautumista käytettäessä henkilöllisyys todennetaan ulkopuolisen tahon, kuten pankkitunnusten tai mobiilivarmenteen avulla. Allekirjoitetussa dokumentissa on näkyvillä allekirjoittajien nimet, aikaleimat sekä tieto siitä, minkä maan tunnistusmenetelmää allekirjoitustapahtumassa on käytetty.

    Lähtökohtaisesti suosittelemme käyttämään vahvaa tunnistautumista aina, mutta erityisesti silloin kun allekirjoittajaa ei tunneta henkilökohtaisesti, tai jos asiakirjan luonne sitä vaatii.

  • Kevyt tunnistautuminen

    Kaikissa allekirjoitustilanteissa – kuten organisaation sisäisissä prosesseissa – ei aina tarvita vahvaa tunnistautumista. Kevyt tunnistautuminen toimii siten, että allekirjoittaja piirtää allekirjoituksensa allekirjoituskenttään digitaalisesti.

    Koska vahva tunnistautuminen on mahdollista vain pohjoismaisia varmenteita tai pankkitunnuksia käyttämällä, on kevyt tunnistautuminen kätevää kun allekirjoittaja sijaitsee pohjoismaiden ulkopuolelta.

Tukevatko palvelun ominaisuudet organisaatiosi tarpeita?

Palvelua valittaessa on tärkeää miettiä, mitkä ovat tyypillisimmät käyttötapaukset organisaatiollesi. Tarpeet vaihtelevat aloittain paljonkin, joten kannattaa varmistaa että ominaisuudet ovat juuri sinun organisaatiollesi sopivat.

  • Eritasoiset käyttöoikeudet

    Henkilöstöhallinto voi vaatia tiukat käyttäjäoikeudet, jotta esimerkiksi työsuhteeseen liittyviä dokumentteja pääsee tarkastelemaan vain tietyt henkilöt.

  • Allekirjoitukset tietyssä järjestyksessä

    Hallinnolle voi olla tärkeää, että dokumenttiin saadaan allekirjoitukset tietyssä järjestyksessä ja allekirjoitusten vastaanottoa voi seurata helposti suurellakin allekirjoittajamäärällä.

  • Dokumenttiarkisto

    Allekirjoitettujen dokumenttien arkistoiminen on olennainen osa mitä tahansa sähköistä allekirjoituspalvelua. Kiinnitä huomiota esimerkiksi arkistointiaikoihin sekä arkiston käytettävyyteen.

  • Verkkolomake

    Asiakkaasi taas saattavat myös arvostaa asiointia allekirjoitettavan verkkolomakkeen kautta.

    Verkkolomakkeella sähköistät esimerkiksi asiakastietojen ja jäsenhakemusten keräämisen. Kaikki edellä mainitut ominaisuudet on sisäänrakennettu Visma Signiin.

  • Audit Trail ja jäljitettävyys

    Sähköinen allekirjoitus jättää jälkeensä kattavan digitaalisen jäljen eli audit trailin. Audit trailin avulla allekirjoitetun asiakirjan alkuperäisyys ja eheys ovat kiistattomasti jälkikäteen todistettavissa.

    Audit trailista kutsun lähettäjän tulee nähdä dokumenttiin liittyvät keskeiset tiedot; allekirjoittajien ip-osoitteet sekä allekirjoitustapahtumien aikaleimat.

    Visma Signissa allekirjoitustapahtuman yhteydessä allekirjoitukset yhdistetään asiakirjaan ja asiakirjan jokainen sivu leimataan audit trailin tiedoilla sekä asiakirjan uniikilla tunnisteella. Tämä tunniste mahdollistaa dokumentin varmentamisen jälkikäteen.

Tuki ja materiaalit

Mitä palvelua ikinä oletkaan valitsemassa, kiinnitä myös huomiota tukimateriaalien laatuun ja saatavuuteen. Visma Signin tukiportaalista löydät käteviä step-by-step ohjeita sekä ohjevideoita jotka käsittelevät yleisimpiä kysymyksiä.

Tutustu tukiportaaliin

Voiko palvelun integroida?

Haluatko hoitaa kaikki dokumenttiin liittyvät asiat yhdessä ohjelmistossa tai mahdollistaa sähköisen allekirjoittamisen omassa palvelussasi?

Huomioi, minkälaiset mahdollisuudet palveluntarjoaja antaa palvelun integrointiin. Avoin rajapinta, kattavat esimerkit ja tarjolla oleva sandbox-ympäristö helpottavat integrointia ja testausta alusta alkaen ja ovat Visma Signissa saatavilla ilman erillistä veloitusta.

Apunasi on myös integraatiotiimimme, joka pitää huolen, että integrointiprosessi sujuu vaivattomasti. Tarjolla on myös yli 30 valmista ohjelmisto-integraatiota.

Lisätietoa Visma Signin integroinnista löydät täältä

Aloita sähköinen allekirjoittaminen 5 minuutissa!

Voit rekisteröityä saman tien tai aloittaa maksuttomalla koekäytöllä. Ilmaiseen kokeiluun kuuluu 5 allekirjoitusta.