Mammuttikoti valmistaa hirsi- ja valmistalopaketteja sekä valmiita koteja. Suomen lisäksi Mammuttikoti myy tuotteitaan Ruotsiin ja Norjaan.

www

Sähköinen allekirjoitus ratkaisi monta ongelmaa

Kun Mammuttikoti otti Visma Sign sähköisen allekirjoituksen käyttöönsä, he eivät vain siirtäneet allekirjoituksia sähköiseen muotoon, vaan koko heidän sopimuksentekoprosessinsa uudistui. Enää heidän ei tarvitse tulostaa paperille ja lähettää postitse 60-80 sivuisia sopimuksia asiakkaalle tarkasteltavaksi ja allekirjoitettavaksi, vaan kaikki tapahtuu sähköisesti, tarkasti ja nopeasti.

Hirsi- ja valmistalopaketteja sekä valmiita koteja valmistava Mammuttikoti myy tuotteitaan Suomen lisäksi Ruotsiin ja Norjaan. Allekirjoitettavia esisopimuksia, kauppakirjoja ja alihankintasopimuksia tulee vuosittain useita satoja. Sopimusten lisäksi mukana kulkee kymmeniä tuhansia sivuja liitteitä. Mammuttikodin business controller Jarmo Lindbergin mukaan Visma Signin avulla yritys säästää pelkästään postikuluissa vuosittain 5000 – 6000 euroa.

– Kun laskee mukaan tulostettavat paperit ja käytetyn työajan, säästämme minimissään 25 000 euroa vuosittain, Lindberg laskee.

Kyseessä on merkittävä vuosittainen säästö. Sen lisäksi sopimusten hyväksymisprosessi on nopeutunut noin viikosta parhaimmillaan yhteen päivään. Sen nopeampi se ei oikeastaan voikaan olla, koska asiakkailla täytyy olla aikaa tutustua monikymmensivuisiin sopimuksiin ennen niiden allekirjoittamista.

Meille tämä on ihan ehdoton sovellus. Tällä ratkaistaan niin monta ongelmaa, joista saattaisi tulla isot vahingot ja kulut.

Lindbergin mukaan heidän asiakaspalvelunsa on parantunut sähköisen allekirjoituksen myötä. Asiakas saa dokumentit hyvänlaatuisina, hän voi tutustua niihin rauhassa ja soittaa ja kysyä tarkennuksia. Myös järjestelmän kautta voi laittaa yritykselle viestiä, jos sopimuksessa on vielä jotain korjattavaa. Näin muutokset tulevat hallitusti kaikkien osapuolten tietoon, eikä asiakkaan tarvitse miettiä, kenelle asia kuuluu, myyjälle, suunnittelijalle vai sopimuksen laatijalle.

– Tämä on nyt paljon helpompaa asiakkaallekin. Posti on koko ajan heikentänyt palveluitaan, joten halusimme jotain parempaa. Visma Signin ansiosta emme enää ole Postin kulusta riippuvaisia, Lindberg sanoo.

Asiakirjojen virheettömyys takaa mielenrauhan

Omakotitalon ostaminen on yleensä kaikkein suurin hankinta ihmisen elämässä. Taloa hankkiessa haluaa olla varma, että kaikki on kirjattu sopimuksiin juuri niinkuin on sovittu, eikä mitään ole jätetty pois. Usein talon rakentamiseen liittyy myös paljon sellaista termistöä, joka ei tavalliselle ihmiselle ole ihan itsestään selvää. Siksipä sopimuspapereita luetaan tarkoin ja joskus niihin tehdään jälkikäteen muutoksia.

– Joskus asiakkaat ovat kirjoittaneet sopimuksen reunaan lisäyksiä allekirjoitusten jälkeen ja sopimusriitoja on jouduttu selvittelemään käräjillä asti. Visma Signin ansiosta kumpikaan osapuoli ei pääse tekemään muutoksia sopimuksiin jälkikäteen, joten sekin tuo meille melkoisen rahallisen säästön. Ja tietysti mielenrauhan, kun voi olla varma, että asiakirjat ovat kunnossa, Lindberg kertoo.

Tuhansien eurojen oikeuskulujen lisäksi riidat kuluttavat koko yrityksen resursseja; reklamaation käsittelyä, suunnittelijoiden ja myyjien kuulemisia, vanhojen dokumenttien ja sähköpostien läpikäyntiä ja niin edelleen. Lindbergin mukaan suurin ongelma nykyaikana voi kuitenkin olla sosiaalisen median kautta tuleva negatiivinen huomio. Yrityskuvankin kannalta sähköinen sopimusprosessi, jossa sopimuksia ei voi jälkikäteen muuttaa, on todella merkittävä hyöty yritykselle.

– Meille tämä on ihan ehdoton sovellus. Tällä ratkaistaan niin monta ongelmaa, joista saattaisi tulla isot vahingot ja kulut, Lindberg laskee.

Tietosuoja kerralla korkealle tasolle

Mammuttitalot on aikaisemmin kohdannut ongelmia muun muassa allekirjoittajan henkilöllisyyden varmentamisessa. Esimerkiksi alihankkijoiden kanssa on voinut käydä niin, että sopimuksen on allekirjoittanut epähuomiossa henkilö, jolla ei olekaan nimenkirjoitusoikeutta.

Organisaatiotasolla käyttöönotto oli todella helppoa. Se ei sitonut omia resursseja laisinkaan, kun käyttöönoton voi opettaa kahdella lauseella ja hallinnontikin on helppoa.

Keväällä 2018 voimaan astunut EU:n uusi tietosuojalaki asettaa myös tietyt vaatimukset sopimusten laadintaan ja allekirjoittamiseen. Visma Signin avulla tietosuoja ja allekirjoittajan henkilöllisyys ovat vahvasti varmennetut, eikä muita järjestelyitä tietosuojan varmistamiseksi tarvita.

– Visma Signin ansiosta meillä on aina juridisesti pitävä näyttö, että sopimus on syntynyt. Allekirjoittajan vahva tunnistautuminen on ihan ehdoton asia meille, Lindberg kertoo.

Aloituskynnys nolla

Jarmo Lindbergin mukaan Visma Sign on äärimmäisen helppo sovellus. Se on helppo ottaa käyttöön, ei vaadi raskaita kalustoja, ei lisäjärjestelyitä eikä oikeastaan käyttöönottokoulutustakaan.

– Organisaatiotasolla käyttöönotto oli todella helppoa. Se ei sitonut omia resursseja laisinkaan, kun käyttöönoton voi opettaa kahdella lauseella ja hallinnointikin on helppoa. Myös asiakkaille se on helppo käyttää. Allekirjoitusliittymä on todella selkeä ja ihan kuka tahansa, kenellä on pankkitunnukset, pystyy sitä käyttämään ilman ohjeita, Lindberg kuvailee.


Katso kaikki asiakastarinat