Uusi turvallinen B2B-sopimuspalvelu nopeuttaa ja automatisoi sopimusprosessin
Ennen uuden yritysasiakkaan luotollinen sopimusprosessi oli hidas ja se sisälsi monta manuaalista vaihetta. Nykyään Scandic Hotels Oy solmii luottotiedot ja allekirjoitusoikeudet tarkistavan sopimuksen yritysasiakkaansa kanssa automatisoidusti jopa 10 minuutissa.
Visma Sign toteutti yhteistyössä Asiakastiedon ja Eduixin kanssa täysin uuden sopimuspalvelun helpottamaan yritysten välistä luotollisen sopimuksen tekoa. B2B-sopimuspalvelu tarjoaa kaiken mitä tarvitaan sopimuksen tekemiseen.
“Kaikki sai alkunsa kaksi vuotta sitten muutaman, ehkä vähän pähkähullun ideasta. Pohdimme, miten voisimme sujuvoittaa asiakkaiden sopimusprosesseja entisestään. Samalla kun toteutimme B2B-sopimuspalvelua, aloimme kehittyä entistä enemmän kokonaisvaltaisempaan sopimushallintaan. Haluamme olla enemmän kuin ainoastaan sähköinen allekirjoitus -palvelu”, Visma Signin Kai Ahteela iloitsee.
B2B-sopimuspalvelu on syntynyt tarpeeseen. Yritysten välisten luotollisten sopimusten luontiprosessi on ollut hidasta. Scandic Hotelsilla uuden yritysasiakkaan kanssa sopimuksen tekeminen vei aikaa, usein jopa 1,5 viikkoa. Yrityksen luottokelpoisuus tarkastettiin manuaalisesti Asiakastiedon tietokannasta.
Toisinaan sopimusprosessin viime metreillä jouduttiin toteamaan, ettei asiakasyrityksen allekirjoittajalla ollutkaan allekirjoitusoikeutta. Tällöin prosessi vei entistä enemmän aikaa.
“Sopimuksen teko aikaisemmin saattoi kestää useamman viikon. Tällä uudella sopimuspalvelulla olemme pystyneet lyhentämään sen jopa 10 minuuttiin”, Scandic Hotels Oy:n Liisa Karvonen kertoo.
Uusi sopimuspalvelu tarkistaa automaattisesti yrityksen luottokelpoisuuden ja allekirjoitusoikeudelliset henkilöt, ja pyytää oikeuden omaavien allekirjoituksia hakemukseen.
“Suosittelen palvelua, koska tässä yhdistyy kaikki, mitä me tarvitsemme sopimuksen tekemiseksi”, Karvonen sanoo.
Katso videolta Scandic Hotels Oy:n kokemista hyödyistä!
Sopimuspalvelu lisää läpinäkyvyyttä sekä vähentää yrityksen luottotappioita
B2B-sopimuspalvelu lisää sopimusprosessin läpinäkyvyyttä. Sopimuksen tilaa pystyy seuraamaan koko sen läpiviennin ajan. Tämä on erityisen hyödyllinen ominaisuus, jos yrityksellä on useita toimipisteitä. Palvelulla taataan, että sopimukset tehdään kaikissa toimipisteissä samalla tavalla.
Myös petokset ja luottotappiot pystytään estämään ja niihin kiinnittämään huomiota varhaisessa vaiheessa, kun ajantasainen tieto on läpinäkyvää kaikille toimipisteille.
Jos tietoa automaattiseen päätöksentekoon ei ole riittävästi, hakemus siirtyy manuaaliseen käsittelyyn. Asiakas saa siitä tiedon välittömästi. Scandic Hotels ottaa tällöin yhteyttä asiakkaaseen ja jatkaa hakemuksen käsittelyä manuaalisesti.
Paperiton ja automatisoitu hakemuksen käsittely- ja arviointipalvelu
B2B-sopimuspalvelun avulla hoituu kaikki asiakkuuden avaamiseen liittyvä, ja samalla se vähentää inhimillisten virheiden mahdollisuudet sopimusten käsittelyssä. Palvelu soveltuu erityisesti yrityksille, jotka solmivat allekirjoitettavia sopimuksia yritysten välillä esimerkiksi hotelli- ja vuokraustoiminnassa sekä vähittäis- tai tukkukaupan ja rakentamisen toimialoilla.
Aikaisemmin Scandic Hotelsin yritysasiakas täytti tietonsa paperiselle lomakkeelle, josta ne syötettiin manuaalisesti järjestelmään, ja siitä tiedot etenivät käsiteltäväksi.
Nykyään sopimuspalvelun älykäs E-lomake täydentää automaattisesti asiakkaan perustiedot nimen tai y-tunnuksen perusteella. Tämän jälkeen sopimuspalvelu tekee luottopäätöksen yrityksen oman luottopolitiikan mukaisesti.
“Suurin hyöty tässä on, että olemme pystyneet parantamaan asiakaspalveluamme. Palvelu on hyvin selkeä ja asiakasystävällinen, ja ennen kaikkea se on nopea”, Karvonen perustelee.
“Asiakkaamme tunnistavat tarpeen tehostaa, nopeuttaa ja yhdenmukaistaa erilaisia yritysten
arjessa toistuvia päätöksentekotilanteita. Tässä hienointa oli se, että asiakkaamme Scandic Hotels kertoi meille avoimesti tarpeestaan. Me onnistuimme tämän yhdessä asiakkaan ja
kumppaneidemme kanssa ratkaisemaan. Uskon, että tästä palveluratkaisusta tulee hyötymään suuri joukko yrityksiä”, kertoo Jaakko Nors Asiakastiedosta.
Visma Sign huolehtii sopimuksen elinkaaresta
Visma Sign hoitaa sopimuksen viimeistelyn pyytämällä allekirjoitusoikeuden omaavilta allekirjoituksen vahvalla tunnistautumisella. Näin varmistetaan, että allekirjoittajalla on riittävät valtuudet allekirjoitukselle ja kyseessä on todella henkilö, jonka kertoo olevan.
Visma Sign huolehtii sopimuksista myös siitäkin eteenpäin, kun yritysten välinen sopimus on luotu ja allekirjoitettu. Aikaisemmin visiomme oli olla Pohjoismaiden johtaja sähköisissä allekirjoituksissa, mutta nyt haluamme olla enemmän. Haluamme olla Pohjoismaiden johtaja sopimusten kokonaisuuden hallinnassa.
Tämä yhteistyö oli ensimmäinen vaihe Visma Signin uusista palveluista. Seuraavaksi tulemme tuomaan arkistointiin ja sopimushallintaan uusia elementtejä.
“Visma Sign ei ole enää pelkkä sign. Se tulee keskittymään ja kehittymään sopimuksen elinkaaren hallintaan, joka tarkoittaa sopimusten tärkeiden päivämäärien ja erityyppisten dokumenttien hallintaa. Visma Sign kehittyy entistä enemmän sopimusten hallintaan sähköisen allekirjoituksen lisäksi”, Ahteela paljastaa tulevasta.
Minna Hirvonen työskentelee Visma Solutionsin sisältömarkkinoinnissa. Minna arvostaa hyödyllisiä ja informatiivisia tekstisisältöjä. Siksi hän päätyi sisällöntuottajaksi jo vuonna 2004, jotta tiedonnälkäiset löytävät vastauksia digitaalisista kanavista.
