Sähköinen allekirjoitus takaa sopimusten etenemisen myös poikkeustilanteessa
“Korona-virukseen liittyvän poikkeustilanteen aikana sopimusten käsittely viivästyy.”
“Poikkeustilanne aiheuttaa viivästyksiä sopimustemme käsittelyyn.”
“Valitettavasti emme pysty käsittelemään sopimuksia aiemmin ilmoittamassamme aikataulussa poikkeustilanteen aikana…”
Yllä vain muutamia viime aikoina bongaamiamme tekstejä eri organisaatioiden verkkosivuilla. Kenellekään ei tule yllätyksenä, että kansainvälinen poikkeustilanne on aiheuttanut ja tulee aiheuttamaan vielä pitkään suuria haasteita niin yksityisille yrityksille kuin julkisille palveluntarjoajille ja kolmannen sektorin organisaatioille.
Vaikka kassavirta saataisiinkin pidettyä tasapainossa ja asiakkaat löytäisivät edelleen esimerkiksi verkossa myytävien palvelujen pariin, on yksi poikkeustilanteen aikaansaama ongelma joka koskettaa lähes kaikkia – sosiaalinen eristäminen.
Henkilöstovaje ja sairastumistapaukset voivat luonnollisesti vaikuttaa sopimusten käsittelyn aikatauluun. Lähikontaktien välttelyn ei sitä vastoin tarvitse olla ongelma.
Ratkaisuksi löytyy palvelu, jolla sopimusten hyväksyminen ja sopimuksen osapuolten tunnistaminen onnistuu helposti myös sosiaalisessa eristyksessä.
Turvallisin tapa allekirjoittaa sopimukset
Tavallisesti sopimukset laaditaan paperille ja allekirjoitetaan paikan päällä, kaikkien allekirjoittavien osapuolten läsnäollessa. Sähköinen allekirjoitus taas on nimensä mukaisesti digitaalisesti kerättävä allekirjoitus, joka ei vaadi kenenkään matkustamista, tapaamista tai edes paperille printattua sopimusta. Siten se toimii tietoturvallisena ja lainvoimaisena tapana kerätä allekirjoitukset kriittisiin sopimuksiin ja dokumentteihin myös etätyöaikana.
Visma Sign -palvelussa voit luoda, tallentaa ja allekirjoittaa kaikki yrityksesi sopimukset helposti yhdessä järjestelmässä. Palvelu helpottaa kaikkien yrityksesi funktioiden toimintaa.
Mahdollista yrityksen jatkuvuus ja kasvu myös poikkeustilanteessa
Ilman sopimuksia ei yritystoimintaa yksinkertaisesti tehdä. Ihan jo siitä syystä on sopimusten eteneminen välttämätöntä, ennen kaikkea nyt, kun moni muu asia tuottaa ympärillä epävarmuutta ja ahdistusta. Nopeasti ja mutkattomasti etenevät sopimukset toimivat kivijalkana sille, että yrityksesi toiminta jatkuu sujuvasti myös poikkeustilanteen aikana.
Visma Sign mahdollistaa esimerkiksi tilinpäätösten allekirjoittamisen etänä kauden käydessä kuumimmillaan. Sähköinen allekirjoittaminen onnistuu paikasta ja ajasta riippumatta, ja nopeuttaa tilinpäätösprosessia merkittävästi.
Tilastomme mukaan 89% allekirjoituksista tehdään alle vuorokauden sisällä kutsun lähettämisestä. Sähköinen allekirjoitus on myös juridisesti pätevä, joten voit allekirjoittaa tilinpäätökset huoletta.
Voit heti tilinpäätöksen luotuasi ladata allekirjoitettavat dokumentit Visma Sign palveluun, ja lähettää ne yhdellä kertaa kaikille allekirjoittaville. Kutsukirjeeseen on mahdollista lisätä oma saateteksti, ja voit määritellä allekirjoitusten järjestyksen itse palvelussa. Allekirjoitusten jälkeen tilinpäätös tallentuu järjestelmään ja voit rajata sen käyttö- ja lukuoikeuden haluamallasi tavalla.
Laajenna yritystoimintaasi poikkeustilanteesta huolimatta
Monessa yrityksessä poikkeustilanne ei ole vähentänyt rekrytointien tarvetta, mutta uusien työntekijöiden perehdytys tehdään etänä tai aloituspäivää on siirretty tulevaisuuteen.
Sähköisen allekirjoituksen avulla saat hankittua nimet työsopimuksiin myös etänä, ja lähetettyä allekirjoitettavan dokumentin samaan aikaan kaikille allekirjoittaville, niin työntekijälle kuin rekrytoinnista vastaavalle esimiehelle ja toimitusjohtajallekin. Myös työsopimusten muutokset ja esimerkiksi etätyösopimuksen solmiminen onnistuvat sähköisen allekirjoittamisen kautta helposti.
Sähköinen allekirjoitus on myös turvallisin tapa laajentaa yrityksesi palveluja verkkokaupan puolelle, kun lähikontakteja tulee välttää. Jos palvelujesi luonteeseen kuuluu, että kaupanteko tulee varmistaa allekirjoituksella ja/tai ostajan henkilöllisyys tulee olla tiedossa, antaa Visma Sign verkkolomake tavan kerätä asiakkaidesi tiedot turvallisesti ja tehokkaasti. Paperilomakkeiden tulostamisen ja lähettämisen sijaan, verkkolomake on täytettävissä missä tahansa ja lomakkeen tiedot ovat heti yrityksesi käytössä.
Lue myös, kuinka Visma Sign vauhdittaa myynnin toimenpiteitä »
Voit myös integroida Signin osaksi muita yrityksesi käyttämiä järjestelmiä, joten asiakastiedot saadaan helposti siirrettyä myös CRM- tai toiminnanohjausjärjestelmääsi. Voit esimerkiksi luoda tuotteidesi tai palveluidesi tilauslomakkeet Visma Signin avulla, jolloin ostaminen on helppoa asiakkaallesi ja kaupanteko helppoa sinulle.
Kaikkia sopimuksia ei ole tarpeen varmistaa vahvalla allekirjoituksella
Visma Sign mahdollistaa myös ns. kevyen allekirjoittamisen niihin tilanteisiin, joissa vahvalle suojaukselle ei ole tarvetta. Kun osapuolet tuntevat toisensa, ja päätöksestä on esimerkiksi jo tehty suullinen sopimus, on kevyt tunnistautuminen ja pelkkä nimen lisääminen virtuaaliselle paperille usein riittävä sinetti sopimukselle.
Esimerkiksi isommissa organisaatioissa hallituksen kokoukset, johtoryhmän päätökset ja muut tärkeät pöytäkirjat voidaan vahvistaa myös etäyhteyksien kautta käyttämällä kevyttä allekirjoitusta.
Kevyt allekirjoitus soveltuu käyttöön myös erityisen hyvin, jos organisaatiosi toimii kansainvälisesti eri maissa. Vahva tunnistautuminen vaatii aina pankkitunnistautumisen tai mobiilivarmenteen käytön, joten se soveltuu tällä hetkellä käytettäväksi vain Pohjoismaissa (pl. Islanti). Kevyt allekirjoitus sen sijaan ei tunne valtion rajoja, joten organisaation eri yksiköt voivat kaikki omista asemakohdistaan allekirjoittaa sopimukset sähköisesti.
Turvallisia sopimuksia myös yksityishenkilöille
Yritysten lisäksi palvelu sopii loistavasti myös yksityishenkilöille esimerkiksi valtakirjojen ja vuokrasopimusten allekirjoituttamiseen tai ostosten tekemiseen verkossa.
Esimerkiksi sosiaalisen median osto ja myynti -ryhmissä kaupan osapuolet voivat tehdä myös juridisesti sitovan sopimuksen sähköisen allekirjoituksen avulla helposti, jolloin tuotteen voi lähettää riskittömästi seuraavalle omistajalle. Myös näin lähikontaktien välttämisen aikakautena.
Tutustu sähköiseen allekirjoittamiseen kokeilemalla palvelua ilmaiseksi.
Visma Solutions on Suomen johtava pilvipalveluiden toimittaja. Ratkaisujamme käyttää Suomessa jo yli 175 000 yritystä. Missiomme on auttaa suomalaisia yrityksiä olemaan kilpailukykyisiä.
