5 riskiä, jotka vältät siirtymällä sähköiseen allekirjoittamiseen

Digitalisaation edetessä yhä pidemmälle sähköinen allekirjoitus on muodostumassa uudeksi normaaliksi. Sähköisen allekirjoituksen räjähdysmäisesti kasvava suosio perustuu paitsi sen kätevyyteen, myös sen ylivoimaisuuteen muun muassa turvallisuuden, logistiikan sekä ympäristöystävällisyyden saralla. Perinteiseen allekirjoitukseen liittyykin useita turhia riskejä, jotka on vältettävissä sähköistä allekirjoitusta hyödyntämällä. Tässä blogissa käsittelemme perinteisen allekirjoituksen riskejä ja kerromme, kuinka ne on vältettävissä.

1. Allekirjoituksesi väärentäminen on niin helppoa, että jopa lapsesi pystyy siihen

Muistatko, kun sait nelosluokan matematiikan kokeesta hylätyn ja koe piti kiikuttaa äidille allekirjoitettavaksi? Vaihtoehdoiksi jäivät leikkaukset telkkariaikaan tai allekirjoittaminen “äidin puolesta”. Jos viaton lapsukainen pystyy väärentämään allekirjoituksen paperille, niin siihen varmasti kykenee myös omaa etuaan tavoitteleva aikuinen. Perinteisten paperiasiakirjojen väärennösriskit eivät rajoitu vain allekirjoitukseen, vaan ongelmatilanteita voi syntyä myös silloin, kun osapuoli päättää vielä allekirjoituksen jälkeen lisäillä sopimukseen omia ja sopimukseen kuulumattomia klausuulejaan. Pahimmillaan seurauksena voi olla kaikille kalliiksi tuleva käräjöinti.

Vahvalla tunnistautumisella suoritettava sähköinen allekirjoitus lisää huomattavasti sekä allekirjoituksen luotettavuutta että asiakirjojesi tietoturvaa. Ensiksi, hallinnassasi on se, kenelle allekirjoitettava asiakirja päätyy: Sähköpostitse tai tekstiviestitse toimitettava kutsu tai sähköinen asiakirja ei päädy lojumaan avokonttorin työpöydälle ihmisten ihmeteltäväksi. Kun allekirjoitusten kerääjä lähettää allekirjoituskutsun, asiakirja lukittuu eikä siihen pysty enää tehdä muutoksia. Toiseksi, vahvan tunnistautumisen ansiosta tiedät aina, kuka asiakirjan on todellisuudessa allekirjoittanut. Asiakirjan tarkistustyökalulla kuka tahansa asiakirjakappaleen haltija voi varmistaa allekirjoittajien henkilöllisyyden lisäksi allekirjoitetun sisällön sekä allekirjoitushetket. Kun allekirjoitusten kerääjä lähettää allekirjoituskutsun, asiakirja lukittuu, eikä siihen pysty enää tehdä muutoksia.

2. Kirjekuoresi putoaa postivankkureista

Kukapa meistä ei olisi ollut tilanteessa, jossa posti- tai kuriiripalvelua hyödyntäen lähetetty asiakirja, kirje tai paketti jumittuu matkan varrelle. Toisaalta elämme myös työskentelykulttuurin murroskautta koronapandemian lisättyä etätyöskentelyä dramaattisesti. Tällöin paperinen asiakirja voi päätyä postin mukana tyhjälle toimistolle allekirjoittajan istuessa kotitoimistollaan.

Sähköisesti allekirjoitettavat asiakirjat sekä allekirjoituskutsut takaavat sen, että allekirjoitettava asiakirja päätyy aina perille. Visma Signilla voit luoda valmiita kutsupohjia, jotka nopeuttavat allekirjoituskutsujen lähettämistä sekä virheiden riskiä. Massalähetyksiä varten voit luoda valmiita lähetyslistoja. Näin vähennät manuaalista työtä sekä vältät kirjekuoren liimapinnan inhan maun suussasi.

3. Asiakirjasi hautautuu paperivuoren alle

Tilinpäätökset, kokouspöytäkirjat, hankintasopimukset, vuokrasopimukset, työsopimukset, yhteistyösopimukset, myyntisopimukset, laskutussopimukset…

Asiakirjaa allekirjoitettaessa on aina syytä perehtyä sen sisältöön. Kun asiakirjoja kertyy edes muutama päivässä, mitataan tähän perehtymistyöhön kulunutta aikaa helposti tunneissa. Usein kiusaus siirtää tätä työtä “parempaan ajankohtaan” kasvaa liian suureksi, ja näin saa paperivuori alkunsa. Tyypillisistä vuoristoista poiketen, nämä vuoret syntyvät vuosikymmenmiljoonien sijaan jo päivissä tai viikoissa. Toisinaan asiakirjat jäävät vuoren uumeniin lopullisesti.

Visma Signilla lähetetyistä asiakirjoista 89% allekirjoitetaan vuorokauden sisällä allekirjoituskutsun lähettämisestä. Jos asiakirjaan tarvitaan useiden henkilöiden allekirjoituksen, näet verkkopalvelusta ketkä sen ovat allekirjoittaneet. Mikäli huomaat, että pari päivää on kulunut, eikä asiakirjaa ole allekirjoitettu, voit lähettää allekirjoittajalle muistutuksen. Näin varmistut, ettei tärkeät sopimuksesi huku paperipinon pohjalle.

4. Paperivuoren uumenista mappimeren pohjaan

Vuosien kuluessa allekirjoitettuja dokumentteja pääsee kertymään useiden mapeilla täytettyjen hyllykilometrien edestä. Visma Signia käyttäessäsi mappimailit jäävät kahlaamatta tiettyä asiakirjaa etsiessä, sillä palvelun sähköinen arkisto mahdollistaa tehokkaan dokumentinhallinnan.

Kaikki Visma Signilla allekirjoitetut dokumentit ovat kaikkien allekirjottaneiden osapuolien tarkasteltavissa Visma Signin arkistossa 7 vuoden ajan. Voit järjestellä omat asiakirjasi kansioihin haluamallasi tavalla ja määrittää kansioille tarkat käyttöoikeudet. Täten varmistat, että oikeilla ihmisillä on pääsy oikeisiin asiakirjoihin. Visma Sign toimii saumattomasti myös Zefortin sopimushallintajärjestelmän kanssa – allekirjoitetut sopimukset voi siirtää automaation avulla kätevästi Zefortin pilvipalveluun.

5. Jäät jumiin 2010-luvulle

2020-luvulla sähköinen allekirjoitus tulee muodostumaan uudeksi normaaliksi. Jo 1,5 miljoonaa suomalaista on allekirjoittanut asiakirjoja sähköisesti pelkästään Visma Signia käyttäen. Trendin ollessa todennäköisesti samanlainen myös muilla palveluilla, voidaan suurella todennäköisyydellä todeta, että yli puolet suomalaisista on allekirjoittanut asiakirjan sähköisesti. Vuoden 2020 aikana Visma Signilla tehtyjen allekirjoitusten määrä tuplaantui 10 viikon aikajänteellä.

Hyvä esimerkki sähköisen allekirjoituksen leviämisestä osaksi arkipäiväämme on myös sähköisen allekirjotuksen hyödyntämisen yleistyminen pankkisektorilla. Esimerkiksi Oma Säästöpankki on integroinut Visma Signin osaksi omaa palveluaan. Visma Signista tuli myös Heinäkuussa 2020 ensimmäinen palvelu, jonka sähköisen allekirjoituksen OP hyväksyy kaikissa maksuaineistovaltakirjoissa sekä pankkiyhteysvaltuutuksissa.

Digitalisaation edetessä yhä pidemmälle sähköinen allekirjoitus on muodostumassa uudeksi normaaliksi. 2020-luvulla fiksut allekirjoittavat sähköisesti.

Kokeile ilmaiseksi